Sebbene non sempre sia possibile, sarebbe opportuno ispezionare il luogo in cui dovrete parlare per assicurarvi che tutto funzioni per il meglio. Per cominciare, decidete se la presentazione verrà gestita con il vostro computer, o se userete un computer già 
La seconda soluzione teoricamente è molto più comoda: una presentazione in formato PPS sta tranquillamente in una chiavetta di memoria USB, che ormai quasi qualsiasi computer è in grado di riconoscere e di leggere.
Accertatevi però che sul computer che dovrete usare sia installato PowerPoint o, in alternativa, un altro software in grado di leggere il formato PPS; altrimenti vi troverete nei guai. Verificate anche che il proiettore e il computer che userete siano compatibili tra loro, e che disponiate del cavo per collegarli.
La maggior parte dei proiettori dispone di un ingresso di tipo VGA o DVI, quello normalmente utilizzato dai computer per il collegamento al monitor, e quindi non ci dovrebbero essere problemi.
Accertatevi però di utilizzare le migliori risorse a vostra disposizione. Per esempio, se la sala dispone di un proiettore ad alta definizione, e se il vostro computer ha una scheda video sofisticata con uscita HDMI, sarà di gran lunga preferibile usare quest’ultima connessione, che garantirà un’immagine nitida, senza artefatti dovuti a conversioni.
Se il proiettore non è molto luminoso, controllate se è possibile oscurare la sala, o perlomeno creare una penombra sufficiente a far sì che le immagini siano ben visibili. Infine, decidete in quale posizione dovrete stare, tenendo conto delle seguenti esigenze: non stare tra il proiettore e lo schermo o tra il pubblico e lo schermo, poter rimanere rivolti verso il pubblico mentre si parla, poter indicare oggetti sullo schermo (usando una bacchetta o un puntatore laser), poter controllare l’avanzamento della presentazione (se non avete un assistente che lo fa per voi!).
A questo proposito, è molto utile disporre di un mouse o di una tastiera wireless, che possono essere utilizzati anche se dovrete stare lontano dal computer (tenete presente però che, stando lontano, non potrete vedere lo schermo e visualizzare eventuali appunti inclusi nella presentazione, ma non visibili al pubblico). Ricordatevi 
Se seguirete queste semplici regole, non vi assicuriamo che la vostra presentazione sarà gradita: in fondo, questo dipende soprattutto dall’interesse di quanto avete da dire.
Siamo però certi che in questo modo il pubblico potrà effettivamente giudicare i concetti che vorrete presentargli, senza essere fuorviato dalla noia o da messaggi poco chiari.
Se qualcosa può andar male…
Fate in modo che non ci sia mai un’unica copia della presentazione: averne più copie eviterà che, in caso di guasto o smarrimento del supporto, non vi ritroviate in braghe di tela. L’ideale sarebbe avere le varie copie su supporti di tipo diverso (per esempio, una salvata su una chiave di memoria USB, un’altra su un CD, un’altra ancora sull’hard disk). In questo modo, se dovesse risultare impossibile leggerne uno, se ne avrà subito a disposizione un altro.
Se avete l’abitudine di aggiornare la presentazione fino all’ultimo momento disponibile, usate un sistema di titolazione che permetta di distinguere le varie versioni: altrimenti è matematico che vi troverete al dunque con una copia che non contiene le vostre ultime, cruciali modifiche.
- Insieme a ogni copia della presentazione includete anche una copia di PowerPointViewer. Si tratta di un programma che potete scaricare gratis dal sito Microsoft, e che è in grado di visualizzare (ma non modificare) le presentazioni in PowerPoint. In questo modo, se per caso sul computer che dovrete usare non sarà disponibile o funzionante PowerPoint, potrete rimediare al volo.
- Tenete a portata di mano il maggior numero possibile di cavi e adattatori per poter collegare il vostro computer a qualsiasi tipo di video.Se, per esempio, la lampada del proiettore dovesse cedere nel momento sbagliato, potreste rimediare utilizzando un monitor o un televisore di grande formato. Ma se dal vostro computer esce solo un cavo VGA, e il monitor ha unicamente un ingresso DVI, o viceversa, o se il televisore dispone solo di ingressi HDMI, Scart, Component e/o video Composito, rimarrete a terra.
- Se proprio volete essere sicuri al 100% di poter tenere comunque la presentazione, andate in una copisteria con il file della vostra presentazione e chiedete di stampare tutte le slide. Potete scegliere se farlo su supporto trasparente (il che però richiederà per visionarle l’uso di un episcopio, strumento che sta cadendo in disuso), o se invece stampare su fogli di carta o cartoncino in formato A3 o maggiore. Quest’ultima soluzione vi permetterà di proseguire impavidi persino in assenza di corrente elettrica!
Buona fortuna!