Accumulare le informazioni non basta: è altrettanto importante saperle utilizzare nel modo migliore. Excel è un programma piuttosto complicato, con molte funzionalità per gestire grosse quantità di dati. In questo Passo a passo impareremo a utilizzare uno strumento poco conosciuto, ma dalle grosse potenzialità: le tabelle pivot.
Un personal computer può essere usato per motivi di lavoro, per svago, per tenere ordine nel bilancio familiare e per mille altri scopi. In quasi tutti i casi, però, prima o poi avvertiremo l’esigenza di creare qualche tipo di archivio per gestire i nostri dati: in altre parole un database. Un database serve per raccogliere (e restituire in un secondo tempo) ogni tipo di informazione. Excel, oltre a fare calcoli complessi e a creare grafici accattivanti, può gestire un piccolo database.
Usando le tabelle pivot si possono riorganizzare le proprie 
informazioni nei modi che di volta in volta riteniamo più utili, nascondendo quelle informazioni che al momento non ci interessano.
Con un po’ di pratica tutto questo avviene con pochi semplici colpi di mouse. In questo esempio useremo il database di un’ aziendale di vendita prodotti informatici, ma come al solito le operazioni che descriveremo potranno benissimo essere utilizzate per altri scopi, come un piano aziendale o una lista della spesa. Vi stupirete di come sia facile diventare veramente padroni dei propri dati, raggruppandoli a proprio piacimento.
I prodotti tecnologici sono sempre di moda: aggiornamenti e nuovi modelli non tramontano mai.
Facciamo finta di essere i segretari di una piccola società responsabili dell’ ufficio vendite. Per tenere traccia delle vendite dei nostri articoli usiamo un semplice database costruito con Excel, come quello mostrato in figura.
Una tabella pivot, in questo caso, sarà utile per sapere immediatamente quale articolo è disponibile, in che quantità , se vengono venduti di più le stampanti o gli scanner o perfino in quale trimestre si è effettuata la maggiore vendita. Per semplificare le cose abbiamo ideato questo esempio con solo sei colonne di un foglio elettronico. Una volta presa un po’ di confidenza, naturalmente, potrete aggiungere ulteriori colonne con altre informazioni, come i guadagno netto, numero di ordine per cliente e così via.
Fate clic in un punto qualsiasi del vostro elenco.
Dal menu Dati scegliete “Report tabella pivot”. Si avvierà l’autocomposizione tabella pivot, che avrà già selezionato la voce “Elenco o database Microsoft Excel”. Questo è esattamente quello che volete, per cui fate pure clic su Avanti.
L’autocomposizione tabella pivot vuole sapere da voi dove si trovano i dati da utilizzare. Se non avete nulla in contrario, selezionerà automaticamente tutte le righe e tutte le colonne del vostro elenco, tracciando una linea tratteggiata attorno ai dati. Di nuovo, l’autocomposizione ha indovinato le nostre intenzioni, quindi facciamo ancora clic su Avanti.
I nostri Mese – Venditore, Categoria, Unità, Fatturato e Pagato – compaiono come dei pulsanti sulla destra della finestra di dialogo.
Fateci sopra clic e – tenendo premuto il tasto sinistro del mouse – trascinateli sul diagramma alla sinistra dei pulsanti stessi. In particolare, trascinate il Venditore nel rettangolo RIGA, Categoria nel rettangolo COLONNA e Unità nella zona DATI, come vedrete quest’ultimo verrà cambiato automaticamente.
Fate clic su Avanti e vi verrà chiesto se volete creare la tabella pivot in un nuovo foglio di lavoro o sul foglio esistente. Accettate quello che vi viene proposto (creare in un nuovo foglio) e fate clic su Fine. Non spaventatevi, i vostri dati originari non sono scomparsi, sono sempre a vostra disposizione: basta fare clic sul Foglio 1 in basso nella finestra.
Per ora comunque lavoreremo con il nuovo foglio che si è creato.
Esaminiamo dunque la nostra nuova tabella pivot.
Cos’è successo? Come vedete, abbiamo riassunto alcune informazioni. Possiamo vedere subito diversi tipi di totali: abbiamo (colonna D), ma anche il sub totale del singolo articolo.
Non è tutto: possiamo raccogliere ancora nuove informazioni dal nostro database
Se per caso la barra degli strumenti Tabella pivot non si è già aperta da sola, andate nel menu Visualizza, scendete fino a Barre degli strumenti e dalla lista scegliete Tabella pivot. In questo modo avete a portata di mano i diversi comandi di questo strumento. Fate clic sul pulsante “Autocomposizione tabella pivot”, lo trovate nella parte alta della barra degli strumenti, sulla destra della scritta “Tabella pivot”. Adesso tutto quello che dovete fare è semplicemente trascinare il pulsante Data dell’allenamento sopra il rettangolo RIGA, appena sotto il pulsante Venditore. Lasciate tutto il resto com’è. Fate clic su Fine. Ora viene elencata per ogni singola vendita e il totale complessivo.
E adesso volete vedere nel dettaglio il comportamento di ogni vendita per ogni giorno?
Anche questo è molto semplice, grazie alle tabelle pivot. Prima di tutto tornate di nuovo all’autocomposizione tabella pivot e fate un piccolo cambiamento. Spostate il pulsante Tipo di bici nella zona RIGA e il pulsante Data dell’allenamento nella zona COLONNA. Fate clic su Fine. Nella figura trovate il risultato di questa operazione: tutte le giornate di allenamento sono elencate nella riga 2; nella colonna B viene indicato se si tratta di bici da corsa o di MTB.
Tornate ancora una volta all’autocomposizione tabella pivot. I più curiosi tra voi forse avranno notato che c’è una zona che ancora non abbiamo usato: è l’opzione PAGINA. Spostate su quell’area il pulsante Tipo di categoria.
Lasciate tutti gli altri pulsanti dove sono ora. Fate clic su Fine. La cella A1 del vostro foglio di lavoro adesso avrà come etichetta “Tipo di categoria” e nella cella B1 ci sarà un elenco a discesa. Fate clic sulla piccola freccia rivolta verso il basso, nella cella B1, per far comparire l’elenco. Da qui potete scegliere se visualizzare separatamente , solo quelli per determinato articolo.
Ci sono ancora ulteriori possibilità. Fate clic su una qualsiasi delle celle con le Unità nella riga 4. Sulla barra degli strumenti tabella pivot fate clic sul pulsante Raggruppa (è il pulsante con la freccia rivolta a destra). In questo modo si aprirà la finestra di dialogo Raggruppa. Le casella “A partire da:” e “Fino a:” contengono le date del primo e dell’ultimo giorno registrato nel database. Questo è proprio quello che vogliamo, quindi lasciamo tutto com’è. Nella casella “Raggruppa per” scegliete Trimestri, e infine fate clic su OK. Adesso potete verificare per ogni trimestre dell’anno.
Abbiamo visto le possibilità più importanti offerte dalle tabelle pivot. Rimane da fare una piccola opera di miglioramento estetico curando la formattazione. È comunque meglio non esagerare con la formattazione perché Excel ha molte difficoltà nel conservare le impostazioni quando si cambiano gli stili delle tabelle pivot. Nella barra degli strumenti, fate clic sul pulsante “Tabella pivot” (è il primo pulsante in alto a sinistra).
Andate su Seleziona. Da qui potete scegliere “Intera tabella” oppure “Attiva selezione”. Userete la prima opzione per cose come il colore di sfondo, mentre userete la seconda per aree particolari, come la formattazione dei chilometri percorsi. Per cambiare il colore di sfondo, selezionate “Intera tabella”.
Dal menu Formato scegliete Celle. Fate clic sulla scheda Motivo e scegliete un colore tra quelli presentati. Fate clic su OK.
Tornate al pulsante Tabella pivot e selezionate Opzioni.
La finestra di dialogo che compare ha moltissime possibilità per impostare la formattazione. Potete accettare le scelte già preimpostate da Excel e fare direttamente clic su OK. Oppure, se siete curiosi, potete provare a giocare con le varie impostazioni e verificare da soli cosa accade.
Potete decidere se visualizzare i totali per righe o per colonne, come formattare la tabella, se e come visualizzare le celle vuote o i valori di errore e moltissime altre cose.
Se fate clic con il tasto sinistro del mouse sul punto interrogativo nell’angolo in alto a destra della finestra di dialogo e poi fate clic su un’opzione, comparirà una piccola finestra di aiuto con le spiegazioni relative a quell’opzione.