Creare un foglio elettronico che possa essere usato anche da altri utenti richiede alcune attenzioni particolari.
Chi sviluppa l’interfaccia del foglio elettronico deve fare in modo che le modifiche dei dati siano sottoposte a un controllo di vincolo, per evitare errori logici o di digitazione.
In sostanza, questo significa stabilire quali sono le immissioni valide per le celle, in termini di tipologia numerica o formato, nonché quale deve essere la risposta del sistema nel caso l’immissione del dato discordi con il vincolo.
Per limitare i dati a un intorno definito, il metodo più semplice è quello di definire un elenco di valori permessi e di imporre l’uso degli stessi da parte dell’utente. Per fare questo, selezionate la cella da convalidare e fare clic su DATI/CONVALIDA.
Nella finestra di dialogo, alla voce CONSENTI, selezionate il valore ELENCO. A questo punto dovete definire l’elenco dei valori consentiti.
Si può operare essenzialmente in due modi: immettere manualmente i valori consentiti, oppure usare un intervallo di celle con i dati consentiti.
Nel primo caso dovete fare clic sul tasto a sinistra della casella di testo ORIGINE DATI e immettere i valori consentiti, separandoli tra di loro con un punto e virgola. Nel secondo caso selezionate l’intervallo di celle desiderato, quindi confermate con INVIO.
La finestra di dialogo di convalida ha altre due schede: MESSAGGI DI INPUT e MESSAGGI DI ERRORE: la prima serve per immettere un messaggio di input opzionale che viene visualizzato quando la cella è selezionata; la seconda consente di indicare la modalità di reazione all’immissione di dati non validi.
I messaggi di errore possono essere di informazione (non impedisce l’immissione dei dati non validi, ma avvisa l’utente che l’operazione che sta compiendo non è corretta), di avviso (richiede la conferma dell’utente per proseguire, avvisandolo dell’errore) o di interruzione (blocca l’operazione di immissione dati).
Se in questa maschera non si immette un titolo o un testo, il titolo predefinito sarà MICROSOFT EXCEL e il messaggio di default è VALORE IMMESSO NON VALIDO, nel caso in cui l’utente abbia stabilito delle limitazioni per i valori che è possibile immettere nella cella.
Le altre opzioni relative ai controlli a cui sottoporre i dati hanno un significato assolutamente intuitivo: si vedrà quindi solo quella leggermente più complessa,ovvero quella che consente la personalizzazione avanzata del controllo di validità dei dati immessi. Per rendere effettiva questa opzione è necessario scegliere PERSONALIZZATO dalla casella CONSENTI. La formula da immettere deve avere una risposta che potrà essere VERO per le voci valide, e FALSO per le altre.
È consentito l’uso degli operatori logici. L’opzione IGNORA CELLE VUOTE consentirà poi di vincolare il proseguimento delle operazioni di elaborazione dati all’immissione obbligatoria di qualche valore: se in tale casella di controllo non viene messo il segno di spunta non saranno consentite celle prive di contenuto.
OPERAZIONI SULLE STRINGHE
Le operazioni sulle stringhe sono una delle funzionalità più usate in Excel. Ecco, per esempio, come ci si deve comportare nel caso si voglia dividere in due parti una colonna con un elenco di indirizzi email, così da ottenere un elenco per nome utente e un altro per dominio in due colonne distinte. In questo caso le funzioni da usare sono quattro: TROVA, SINISTRA, STRINGA.ESTRAI e LUNGHEZZA.
Nel caso in cui nella cella A1 si trovi l’indirizzo i posta elettronica pcworld@idg.it e si desideri ottenere nella colonna B il nome utente PCWORLD, mentre nella colonna C il dominio @IDG.IT, è necessario fare clic sulla cella B1 e scrivere nella barra delle formule: =SINISTRA(A1;TROVA(“@”;A1)-1) La funzione TROVA(“@”;A1) analizza poi la stringa nella cella A1 e restituisce il valore di posizione relativo al carattere cercato (in questo caso la chiocciola).
Pertanto la formula di partenza estrarrà dalla stringa contenuta in A1 un numero di caratteri pari al nome utente (il “-1” serve proprio a quello: per escludere la chiocciolina dall’estrapolazione della stringa).
Nella casella C1, invece, si deve scrivere la seguente formula: =STRINGA.ESTRAI(A1;TROVA(“@”;A1) ;LUNGHEZZA(A1)+1-TROVA(“@”;A1)) Infine, fate clic su INVIO per ottenere nella casella il nome del dominio preceduto dalla chiocciola.