Ci sono molti motivi per cui i messaggi e-mail sono così popolari: arrivano velocemente a destinazione, sono facili da spedire, sono economici e flessibili. Flessibilità vuol dire che assieme al messaggio è possibile spedire anche un documento di Word, una fotografia acquisita tramite scanner o perfino una registrazione musicale.
E, incredibilmente, tutto ciò può fare il giro del mondo in pochi secondi. Una cosa così bella e potente deve essere anche tremendamente difficile da usare, giusto? Sbagliato.
Gli allegati ai messaggi di posta elettronica sono molto semplici sia da mandare sia da ricevere. In questo Passo a passo vi spieghiamo come fare con due tra i più diffusi programmi di gestione della posta, Eudora ( scarica gratis da qui ) e Netscape Communicator , che abbiamo voluto illustrare nella versione inglese, anche se è disponibile la versione nella nostra lingua.
Se usate altri programmi o se usate versioni di Eudora e Netscape diverse, potrete trovare qualche differenza, ma le procedure generali saranno comunque le stesse.
Per cominciare proviamo a vedere come si spedisce un allegato usando Eudora, un programma per leggere la posta elettronica prodotto dalla società Qualcomm.
Potete trovarne una versione gratuita sul sito www.qualcomm. com. Lanciate Eudora nel solito modo e fate clic su Message e poi su “New Message”. Riempite il campo “To:” inserendo l’indirizzo del destinatario e il campo “Subject:” inserendo l’argomento del messaggio. Quindi fate clic nella grande finestra vuota e scrivete il testo del messaggio che volete spedire. Chi riceverà il messaggio di solito viene avvisato dal proprio programma di posta elettronica della presenza di un allegato, ma se si sta scrivendo a persone inesperte può essere utile esplicitare la cosa scrivendola per esteso.
Adesso, dopo aver scritto il messaggio, siamo pronti per includere l’allegato.
Si può allegare qualsiasi tipo di file, può essere una pagina web, un grafico, una fotografia o un semplice documento. Fate clic su Message e poi su “Attach File”. Adesso dovete indicare il file che volete allegare. Cercatelo tra le varie cartelle, selezionatelo con il mouse e poi fate clic su Apri. È proprio così semplice: il vostro file è pronto per essere spedito. Notate che sulla riga “Attached:”, sotto le indicazioni di mittente e destinatario, è comparso il nome e il percorso del file che è stato allegato. Se volete potete procedere con un altro file: è infatti possibile allegare a un singolo messaggio tutti i file che si vogliono, anche di tipo o dimensioni diverse. Basta ripetere nuovamente la stessa procedura del passo 
precedente, facendo clic su Message, “Attach File” e poi scegliendo i file desiderati. I loro nomi compariranno uno di seguito all’altro sulla riga “Attached:”. Se all’improvviso ci rendiamo conto di aver allegato il file sbagliato, per cancellarlo è sufficiente fare clic con il tasto sinistro del mouse sulla riga “Attached:” e cancellare il nome del file errato. Quando siete sicuri che è tutto a posto, potete fare clic su Send.
Ricevere un messaggio è facile tanto quanto spedirlo. Quando leggete i messaggi arrivati nella cartella “In”, noterete subito se al messaggio è allegato qualcosa, perché comparirà un’icona nella parte bassa della finestra con il nome del file allegato. È possibile aprire il file direttamente da questa finestra, facendo clic due volte sull’icona. Attenzione, però! In questo modo si eseguirà il file (se si tratta di un file eseguibile) o lo si aprirà con la relativa applicazione, se è stata installata nel nostro computer.
A volte è più comodo aprire gli allegati con calma, quando abbiamo terminato la lettura dei normali messaggi. Questa è anche una buona regola di protezione contro i virus: non è mai consigliabile aprire dei file senza prima controllarli con un buon programma antivirus, a meno che non li abbiate ricevuti da fonti assolutamente fidate e competenti.
Ma dove si trovano gli allegati sul disco fisso?
Siete voi che dovete dire a Eudora dove volete trovarli. Fate clic su Tools, poi su Options. Fate clic sulla scheda Attachments nella lista a sinistra. Sulla destra comparirà un pulsante, sotto la scritta “Attachment directory”. Facendo clic su questo pulsante potete scegliere la cartella che ospiterà i file allegati. Di norma si trovano in una sottocartella apposita di Eudora, ma potete scegliere di riceverli in qualsiasi altra cartella.
E adesso passiamo a Netscape. Come per Eudora, lanciate il programma e scrivete un messaggio come fareste normalmente. Quando avete finito e siete pronti per allegare il file, fate clic sulla piccola icona a forma di graffetta: la trovate sulla sinistra, esattamente sotto il campo del destinatario, come nella figura. Facendo clic sullo spazio bianco a destra, si aprirà la solita finestra in cui potete scorrere tra le cartelle del disco fisso e selezionare il file che volete allegare. Una volta selezionato (con un clic del mouse) fate clic su Open. Se volete allegare più di un file, anche in questo caso potete farlo facilmente, basta ripetere l’operazione per ogni file.
Prima di spedire il messaggio,
controllate un’ultima volta che sia tutto a posto. In realtà non è necessario terminare di scrivere il testo prima di allegare i file: è anche possibile allegare subito ciò che si vuole e poi procedere a scrivere il messaggio di accompagnamento. Ovviamente si può anche correggere o aggiungere del testo in qualsiasi momento. Tuttavia, una cosa che capita molto spesso in questi casi è quella di scrivere un messaggio in cui si annunciano degli allegati e poi dimenticarsi di allegarli!
Per questo è importante, prima di inviare definitivamente qualsiasi messaggio di posta elettronica, impiegare quei pochi secondi necessari a verificare che mittente, destinatario, soggetto, testo ed eventuali allegati siano proprio ciò che si intendeva mandare. Una volta compiuta anche quest’ultima verifica, possiamo fare clic su File, “Invia ora” e il messaggio verrà spedito immediatamente assieme ai suoi allegati. Se non siamo ancora collegati a Internet, facciamo clic su File, “Invia successivamente” e il messaggio verrà accodato alla posta in partenza che sarà spedita la prossima volta che ci collegheremo alla rete.
Come per Eudora, è abbastanza evidente capire quando si riceve un messaggio che contiene degli allegati. In fondo alla finestra che contiene il testo del messaggio compare infatti un grosso riquadro con il nome del file allegato sottolineato in blu. Alla sua destra ci sono alcune informazioni aggiuntive sul file. Per aprirlo, è sufficiente fare clic sul nome (non è altro che un link ipertestuale che rimanda al file stesso). Facendo clic sul nome del file, il vostro computer cercherà di capire in quale formato è scritto e di lanciare un’applicazione in grado di visualizzarne il contenuto.
Se si tratta di un’immagine in formato Gif o Jpeg
non ci saranno problemi, perché questi file possono essere aperti direttamente da Netscape. Anche qui, una buona precauzione contro i virus e altri possibili pericoli è quella di salvare il file in una cartella a parte e poi analizzarlo con un programma antivirus prima di aprirlo. Per fare questo è sufficiente fare clic con il tasto destro del mouse sul nome del file e poi scegliere “Salva link con nome” dal menu a discesa. Come sempre, bisognerà scegliere un nome per il file e decidere in quale cartella lo si vuole salvare.