Una macro… per lo stipendio È probabile che alcuni dati debbano essere inseriti in modo ripetitivo anche se a distanza di tempo.
I programmi di Microsoft Office consentono 
all’utente di fare ricorso alle macro per eseguire una serie di comandi e di operazioni sempre uguali.
Per esempio, può essere comoda una macro che inserisce automaticamente una riga con lo stipendio mensile, dato che si tratta di un’operazione ripetitiva nella quale alcune voci (come la parola stipendio e l’importo del medesimo) sono fisse. Posizionate il cursore nella prima cella vuota della colonna A (la cella A6 nel nostro esempio). Dal menu Strumenti scegliete Macro, Registra nuova macro e nella finestra di dialogo digitate un Nome macro, per esempio Stipendio.
È possibile assegnare una combinazione di tasti alla macro, facendo clic nella casella di testo “Tasto di scelta rapida” e premendo uno o più tasti contemporaneamente, per esempio MAIUSC + S. Potrete poi eseguire la macro premendo contemporaneamente il tasto CTRL (che è richiesto dal programma per le macro) e i due tasti che avete scelto. Fate clic sul pulsante OK, e la registrazione della macro avrà inizio.
Tornerete al foglio di lavoro, dove sarà visualizzata una piccola Barra degli strumenti. Fate clic sul secondo pulsante, “Riferimento relativo”. In caso contrario Excel considera tutti i riferimenti di cella assoluti e la conseguenza è devastante: quando eseguirete nuovamente la macro tutti i dati verrebbero inseriti nella riga 6, tornando a sovrascriverli ogni volta.
Nella cella A6 digitate la funzione “=OGGI()”] e fate clic sul pulsante Invio vicino alla casella della formula. Fate clic sul pulsante Copia e poi su Incolla.
Posizionate il puntatore del mouse vicino alla cella A6 dove c’è il simbolo di Incolla, fate clic e scegliete l’opzione “Solo valori”. Avete trasformato la formula in un valore assoluto e quando eseguirete la macro, Excel prima inserirà la data odierna e poi la trasformerà nel testo corrispondente, in modo che non venga aggiornata a ogni apertura del file.
Premete il tasto freccia destra e nella cella B6 digitate Stipendio. Premete ancora il tasto freccia destra e nella cella C6 digitate 1200.
Fate clic sul pulsante Invio vicino alla casella della formula e poi scegliete il comando di menu Formato/Celle per modificare il formato nel quale sarà visualizzata la cifra.
Nella casella Categoria: scegliete, per esempio, Valuta e selezionate le opzioni di vostro gradimento nelle caselle “Posizioni decimali” e Simbolo. Fate clic sul pulsante OK per tornare al foglio di lavoro. La macro è terminata, quindi nella barra degli strumenti Macro potete fare clic sul pulsante “Interrompi registrazione”.
Excel e la contabilità domestica
A proposito di tasse… a meno che non abbiate una fiducia illimitata nel vostro commercialista, sarà bene inserire all’interno del foglio di riepilogo un promemoria simile a quello in immagine e non dimenticare nessun pagamento! In questo caso la visualizzazione automatica di una scadenza è basata sulla funzione di Excel “Oggi”. La comodità di questa funzione è legata alla possibilità di sfruttare l’aggiornamento automatico che viene eseguito in base alla data di Windows e che vi risparmia la noia di digitare la nuova data ogni giorno. Nella cella L1 digitate la formula “=OGGI()” dove la parola “OGGI” è seguita dai simboli di parentesi aperta e chiusa senza alcuno spazio.
È possibile che venga visualizzato un numero di parecchie cifre. In questo caso basterà formattare la cella assegnandole uno dei formati data di Excel. Fate un clic all’interno della cella K2 e poi sul comando Inserisci/ Funzione sulla Barra del Menu.
Selezionate la funzione “SE” che fa parte della categoria Logiche. Nella casella Test digitate “I2=$L$1”. Il simbolo del dollaro serve a rendere assoluti i riferimenti a colonna e riga e sarà molto comodo quando si tratterà di copiare la formula nelle celle sottostanti.
Senza questo simbolo i riferimenti sarebbero relativi e nella copia Excel andrebbe perso il confronto con la cella L1 che contiene la data odierna. Nella casella “Se_vero” digitate “PAGARE!!!”
E nell’ultima casella di testo digitate le vigolette seguite da uno spazio e ancora dalle virgolette. Con questa formula avete indicato a Excel di restituire il valore “PAGARE!!!” se data odierna e quella di scadenza coincidono, e di lasciare la cella vuota in caso contrario. Il programma non è però in grado di sapere se per caso avete pagato in anticipo una tassa, quindi continuerà a visualizzare il messaggio “PAGARE!!!” fino alla data di scadenza. Occorre perciò inserire un’ulteriore condizione: nella colonna “J” inserite la parola “Attesa” per ogni scadenza. Poi modificate la formula della cella K2 come segue: “=SE(E($L$1=I2;J2<>”pagato”);”PAGARE!!!”;” “)”
In questo modo sono due le condizioni che devono verificarsi perché Excel visualizzi l’ordine perentorio di pagare. Oltre alla coincidenza della data odierna e di quella di scadenza, è necessario che non abbiate digitato nella colonna stato la parola “Pagato”. Naturalmente dovrete ricordare di modificare lo stato di ogni scadenza, digitando esattamente “Pagato”, dopo che avrete provveduto a saldare la tassa. Copiate la formula nelle celle da K3 a K6 con il comando Copia, Incolla speciale, selezionando il pulsante d’opzione Formule in modo da non modificare la formattazione delle celle di destinazione. È possibile enfatizzare ulteriormente il promemoria di pagamento formattando una cella in modo che sia più evidente con l’approssimarsi della scadenza. Selezionate l’intervallo di celle da K2 a K6 e impartite il comando Formato, Formattazione condizionale.
Nell’area Condizione 1 selezionate “Il valore della cella è” e nella casella successiva “Uguale a”.
Nella terza casella digitate “PAGARE!!!”. Ora fate clic sul pulsante “Formato…” e nella finestra “Formato celle” impostate delle opzioni di formattazione che rendano ben evidente le celle che soddisfano le condizioni stabilite come promemoria per il pagamento.
Per registrare i movimenti di banca è meglio creare un nuovo foglio di lavoro che chiameremo “Banca”. Impostatelo come vedete nell’immagine, ossia con cinque colonne chiamate, nell’ordine: Data, Causale, Entrate, Uscite, Totale Corrente (le ultime tre dovranno essere formattate in formato Valuta euro).
La seconda riga sarà utilizzata per indicare il saldo del conto corrente al primo gennaio dell’anno. Fate un clic nella cella E3 e digitate la formula “=C2+C3-D3”. Nella cella E4 digitate: “=SE(O(C4<>””;D4<>””);E3+C4-D4;””)” (però senza le prime e le ultime virgolette aggiunte per convenzione). Questa formula ordina al programma di eseguire la somma fra il risultato della cella sovrastante (E3) e la cella della stessa riga nella colonna Entrate (C4) sottraendo la cella della stessa riga nella colonna Uscite.
Utilizzando la funzione SE e l’operatore logico O si condiziona il calcolo alla presenza di dati nelle due righe a fianco, in modo da evitare di visualizzare una serie di errori in corrispondenza di righe vuote.
Con la funzione SE, ora potete copiare questa formula e incollarla nelle altre celle della colonna E, in modo che i totali vengano visualizzati automaticamente quando inserite i dati.
Excel e la contabilità domestica Spese sotto Controllo