Excel e la contabilità domestica Spese sotto Controllo


Tasse, bollette, acquisti fatti con il Bancomat o la carta di credito: organizziamo tutto in un foglio di lavoro, con ordine, per gestire il nostro bilancio familiare.

I computer sono stati inventati principalmente per eseguire complesse operazioni matematiche e ancora oggi la gestione dei numeri è il compito che svolgono meglio.

Con l’aiuto di Excel, il foglio di calcolo di Microsoft Office, è possibile realizzare uno strumento per gestire e tenere sotto controllo il bilancio familiare. Spese, entrate e uscite dal conto corrente, tasse e bollette da pagare possono rimanere semplici lettere e scontrini sparpagliati per casa, e senza alcun significato, oppure valori rigorosamente ordinati nel foglio di calcolo. In logo excelquesto caso ci aiutano a valutare come possiamo evitare sprechi e toglierci qualche soddisfazione in più a fine mese!



In queste pagine vi suggeriamo, prima di tutto, un metodo per organizzare le finanze di casa con Excel: per esigenze di semplificazione non abbiamo “esagerato” con la quantità di voci da inserire, tuttavia avete a vostra disposizione tutte le istruzioni per creare un foglio personalizzato su misura, in base alle vostre necessità. Questo articolo è dedicato a chi è già abbastanza esperto di Excel, ma con pazienza anche un principiante potrà risolvere alcuni passaggi non proprio semplicissimi.

 

Preparazione del foglio di calcolo Impostate un foglio di lavoro con quattro colonne, una per la data, una per il motivo dell’operazione (“causale”), una per le entrate e l’ultima per le uscite. Queste ultime due colonne devono essere formattate con il formato Valuta: selezionate le intestazioni di ciascuna colonna e fate clic sul simbolo dell’euro nella Barra degli strumenti. Per la colonna riservata alla data si può impostare un formato personalizzato: selezionate la colonna “A” e sulla Barra dei menu fate clic su “Formato” e poi su “Celle”.

Nella scheda Numero fate clic su “Personalizzato” e nella casella Tipo digitate “ggg gg”. In questo modo digiterete la data nel formato numerico “giorno/ mese” (“8/1” per l’otto gennaio), ma questa sarà visualizzata nel formato “giorno della settimana/giorno” (“sab 08”). Copiate il foglio di lavoro undici volte e rinominate tutti i fogli con i nomi dei mesi. Infine aggiungetene un tredicesimo che servirà per raccogliere il riepilogo dei dati mensili e chiamatelo “Riepilogo”. Nominate le colonne del foglio Riepilogo come segue:“Mese”,“Totale entrate”,“Totale uscite”, “Bollette”, “Tasse”, “Spesa” (applicate alle ultime cinque colonne il formato valuta).

excel-funzioniUna volta predisposte le colonne e assegnati i colori, inserite le funzioni che calcolano automaticamente i vari totali. Partiamo con il calcolo della somma delle entrate e delle uscite di tutti i mesi: fate un clic nella cella B2 e digitate la funzione “=SOMMA(gen!C:C)”.

Nella cella attiva verrà calcolata la somma di tutti i valori della colonna C (quella delle uscite) del foglio di lavoro chiamato “gen”. La stessa formula può essere copiata nelle celle da B3 a B13, ma naturalmente bisognerà, per ogni cella, modificare il riferimento al foglio, sostituendo a “gen!” le stringhe di testo che identificano gli altri fogli di lavoro della cartella (feb! mar! apr! e via dicendo). Il punto esclamativo segue il nome di ogni foglio e viene utilizzato proprio per “informare” Excel che la stringa di testo che lo precede identifica un foglio di lavoro.

Quando avete terminato selezionate tutte le celle da B2 a B13 e fate clic su “Modifica” e poi su “Copia”. Fate clic nella cella C2 e selezionate Modifica/Incolla speciale: si aprirà una finestra nominata “Incolla speciale” in cui dovrete fare clic su “Formule”.

Confermate l’operazione facendo clic su “OK”. Ora fate clic nella cella B15 e digitate “=SOMMA(B2:B13)”, mentre nella cella C15 digitate “=SOMMA(C2:C13)”. In questo modo le due colonne relative a entrate e uscite sono pronte e verranno aggiornate automaticamente quando nei fogli di lavoro saranno inseriti dei dati.



Tasse, spese, bollette Tasse, bollette della luce, telefono, gas sono voci di spesa del nostro bilancio alle quali dedichiamo particolare attenzione per scoprire, a fine anno, quanto spendiamo esattamente. La funzione che permette di calcolare questi sub-totali è abbastanza complessa, seguite i prossimi passi con molta attenzione, ricopiando bene tutte le funzioni che vi indichiamo (non riportate però le virgolette tra cui le funzioni sono racchiuse per convenzione). Sempre nel foglio di lavoro Riepilogo fate clic all’interno della cella F2 e poi su Inserisci/ Funzione.
Nella casella di selezione delle categorie impostate “Tutte” e scorrete l’elenco fino alla voce “SOMMA.SE”. Selezionatela e poi confermate facendo clic su “OK”.

Sarà così visualizzata la finestra “Argomenti funzione”, costituita da tre voci.

Fate clic sul pulsante alla destra della casella Intervallo. Da questo momento in poi avrete la possibilità di selezionare le celle in cui bisogna indicare le condizioni della funzione. Fate clic sul foglio di lavoro “gen” e poi sull’intestazione della colonna B.

Noterete che una parte ridotta della finestra “Argomenti funzione” è ancora visibile: facendo clic sul pulsante alla destra tornerete alla finestra originale, ma la casella Intervallo sarà definita così: “gen!B:B”. Il Let's thinkprogramma esaminerà quindi l’intera colonna B del foglio “gen” per determinare se la condizione che stiamo per specificare è vera o falsa. Fate clic nella casella Criterio e digitate “=spesa”. Ora attivate la casella “Int_somma” nella quale saranno indicate le celle da sommare.

Seguendo la stessa procedura spiegata al punto 1 selezionate la colonna D del foglio “gen”. Ora fate clic sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo: nella barra della formula potete verificare come appare la funzione inserita.

In sostanza abbiamo “ordinato” al programma di sommare un valore della colonna D del foglio “gen” se, e solo se, nella cella due colonne più a sinistra è stata digitata la stringa di testo “spesa”.




Ancora una volta sarà necessario copiare la formula in tutte le celle da F3 a F13 ricordandovi di modificare per ogni funzione il nome del mese di riferimento.

Nelle colonne D ed E del foglio Riepilogo sono calcolati i totali rispettivamente di tutte le bollette e delle tasse pagate nel corso dell’anno. Quando, di mese in mese, inserirete i dati, dovrete inserire nella causale le voci specifiche “bolletta luce”, “bolletta telefono” e via dicendo. La formula da inserire nelle celle D2 ed E2 è ancora basata sulla funzione “SOMMA.SE” ma con un’importante modifica: l’operatore di confronto non sarà più il simbolo di uguale, ma quello di maggiore e uguale (>=).

Ecco le formule corrette: cella D2=SOMMA.SE(gen!$B:$B;”>=bolletta”;gen!$D:$D) cella E2 =SOMMA.SE(gen!$B:$B;”>=tassa”;gen!$D:$D)

Nel primo caso Excel valuterà le celle della colonna B nel foglio di lavoro “gen” e sommerà i relativi dati della colonna D quando incontrerà la parola bolletta preceduta o seguita da altri caratteri.

Quindi potrete digitare come causale “bolletta luce” e “bolletta telefono” i cui importi verranno calcolati dal programma.

Digitando “>=” si include nel calcolo sia le celle che contengono esclusivamente la stringa “bolletta”, sia quelle che fanno precedere o seguire a “bolletta” anche altro testo.

 

Per completare le colonne D, E ed F bisognerà copiare le formule appena inserite nelle celle da D3 a F13, ricordando di modificare l’indicazione dei fogli di riferimento (“feb” nella riga 3, “apr” nella riga 4 e via dicendo). Infine andranno inserite nella riga 15 le formule per calcolare i totali annuali di ogni colonna. In questo caso basterà copiare la formula della cella C15.

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