Se spedite molti messaggi di posta elettronica, potete risparmiare un po’ di tempo ed evitare la possibilità di errori configurando il vostro software per aggiungere automaticamente una firma alla fine dei messaggi in partenza. Di solito si tratta del vostro nome e indirizzo, ma può comprendere anche un motto, un aforisma o qualsiasi altra cosa (l’importante è che non sia troppo lungo). Ecco come sfruttare questa possibilità, usando Outlook Express e Windows Live Mail, due dei programmi più diffusi, prelevabili entrambi gratuitamente dalla rete.
Prima di tutto tenete presente che, come tutti i programmi moderni per la gestione della posta elettronica, anche Outlook Express permette di spedire messaggi formattati in modo particolare, che però potranno essere letti correttamente solo da coloro che usano a loro volta programmi dello stesso 
tipo. Per le firme vale lo stesso discorso: si possono creare firme graficamente elaborate, ma se vogliamo farci leggere senza problemi da tutti è meglio limitarci a una firma composta esclusivamente da testo standard senza alcuna formattazione. Lanciate Outlook Express e assicuratevi di essere posizionati nella cartella di “Posta in arrivo” della finestra principale.
Fate clic sul menu Strumenti, poi su Opzioni.
Nella finestra di dialogo Opzioni fate clic sulla scheda Firma, che si presenterà vuota se non avete ancora creato nessuna firma. Fate clic su Nuova. Selezionate l’opzione in alto “Aggiungi la firma a tutti i messaggi in uscita”. Nella casella in basso potete finalmente scrivere la vostra firma. Se utilizzate più indirizzi di posta elettronica, potete associare a ogni indirizzo una firma diversa, basta fare clic sul pulsante Avanzate.
Utilizzando Netscape la procedura è leggermente diversa. Prima di tutto bisogna creare un piccolo file di testo contenente la firma che vogliamo aggiungere. Si tratta di un’operazione molto semplice: aprite la cartella Documenti sul vostro disco fisso (basta fare clic due volte sull’icona “Risorse del computer”, poi su C: e infine sulla cartella Documenti). Fateci clic dentro con il tasto destro del mouse; dal menu a discesa scegliete Nuovo e quindi “Documento di testo”. Inserite un nome (firma.txt può andare bene) e fateci clic due volte per aprirlo. Il nuovo documento verrà aperto all’interno di Notepad (o Blocco Note), l’elaboratore di testi più semplice di Windows. Scrivete la vostra firma e poi chiudete il documento, rispondendo ovviamente Sì alla domanda se lo volete salvare.
Lanciate Netscape e fate clic su Communicator, Messenger per aprire il programma di gestione della posta elettronica. Fate clic sulla cartella Inbox e dal menu Modifica scegliete Preferenze. Fate clic su Identità, nella parte sinistra della finestra Preferenze. Verrà richiamata una finestra contenente i vostri dati personali. Per aggiungere il file contenente la nostra firma, facciamo clic sul pulsante Scegli. Nella casella “Cerca in:” dovete localizzare la cartella Documenti. Una volta posizionati all’interno di questa cartella troverete il file firma.txt che avete appena creato. Selezionatelo e fate clic su OK. D’ora in avanti il contenuto di questo file verrà aggiunto automaticamente ai vostri messaggi in partenza.
Ora che avete imparato le operazioni tecniche necessarie per creare la vostra firma, potete limitarvi a scrivere il testo vero e proprio dei messaggi, sicuri che il computer si occuperà del resto. Ma fate attenzione a non farvi prendere la mano fino a dimenticare ciò che state facendo: se la vostra firma contiene anche dati personali come l’indirizzo di casa o il numero di telefono, non è sempre consigliabile inviare queste informazioni a persone sconosciute o ai newsgroup di Usenet. In questi casi, ricordatevi di disabilitare la firma o di crearne una diversa.