Domare il caos richiede costanza, organizzazione e metodo. Quando manca solo uno di questi requisiti il rischio è di soccombere sotto montagne di documenti non solo elettronici, di inseguire ile importanti, e quasi sempre urgenti, nei meandri del disco fisso. Che si tratti di mancanza di tempo o di voglia nel mettere ordine tra le proprie scartoffie, per fortuna strumenti per la gestione di documenti elettronici esistono. Non si tratta ovviamente di una bacchetta magica in grado di operare senza la guida dell’utente ma di validi tool che aiutano nella ricerca e nell’ archiviazione dei file.
Paperport Pro Office di Scansoft è uno dei più completi ed efficienti software per la gestione avanzata dei documenti. La novità più rilevante di questa nuova edizione è il completo supporto al formato PDF (Portable Document Format), standard de facto dell’archiviazione ottica. A differenza delle precedenti release caratterizzate dal formato proprietario .max quale risultato di una scansione da scanner, Paperport Pro Office adesso consente di acquisire documenti direttamente in PDF che gestisce come formato nativo con l’aggiunta di molte delle funzioni già presenti in Adobe Acrobat. E’ possibile, quindi, aggiungere note (compatibili con Acrobat), testo, evidenziazioni, scritte a matita, linee e timbri con le relative impostazioni. I documenti possono essere ruotati e riordinati, uniti e separati, e indicizzati per agevolare successive ricerche.
Paperport estende la funzione di creazione PDF anche a Microsoft Word e Excel, segnalata dalla presenza di uno specifico pulsante sulla barra degli strumenti, mentre nelle restanti applicazioni compaiono stampanti, cosiddette, simulate. Non manca, ovviamente la possibilità di duplicare documenti in PDF da Paperport e di catturare e convertire interi siti nel formato Adobe.
Il programma Scansoft dispone di un visualizzatore interno ma l’apertura di un documento nell’applicazione nativa si risolve trascinando il file sull’ icona del programma corrispondente. Se il documento è in formato PDF, il motore OCR (Optical Character Recognition) integrato si occupa della sua conversione. Da questa versione non sparisce il formato grafico proprietario .max. Le opzioni di trasformazioni prevedono sia il tipo di immagine (bianco e nero, scala di grigi e colore) sia la risoluzione fino a 600 DPI (Dots Per Inch).
ALTRE FUNZIONI
L’interfaccia di Paperport non è cambiata rispetto alla precedente release. La finestra principale ospita le miniature dei documenti con l’indicazione del formato, mentre sul lato sinistro trova posto il riquadro dedicato alle cartelle.
La barra degli strumenti e quella “invia a” completano la finestra. A differenza di programmi concorrenti, in Paperport tutta la gestione dei documenti avviene sugli originali. Cancellare un file equivale, quindi, a spostarlo nel cestino. Particolarmente ricca la dotazione di strumenti per i trattamento delle immagini. Sono disponibili tool per ruotare e raddrizzare l’immagine, ridimensionarla, regolarne i livelli, anche in maniera automatica, attenuare l’effetto “occhi rossi” e, naturalmente apportare delle modifiche come tagliarla o cancellarne alcune parti. Notevolmente migliorata anche la funzione di ricerca, tallone di Achille della precedente versione.
Come accennato, Paperport adesso presenta un’indicizzazione, tramite il motore OCR, anche dei documenti di sola lettura e di intere cartelle. Questo consente di eseguire ricerche in base a specifici parametri come nome del file, autore, parole chiave, commenti, annotazioni e URL ma anche di parole all’interno del testo. Decisamente apprezzabile, infine, l’introduzione di funzionalità per l’esecuzione in automatico di una serie di operazioni, per così dire, ripetitive. Un processo “batch”, questo è il termine tecnico, si traduce in Paperport Pro 9 Office di Scansoft nella possibilità di assegnare, per esempio, le stesse parole chiave a un gruppo di documenti oppure di ruotare, salvare e migliorarne i livelli di più immagini in un’unica operazione.