Anche con Office è possibile creare dei modelli di testo,ossia dei file predefiniti con una formattazione specifica.
Il modello personalizzato Cosa sono i modelli?
Si fa prima a spiegarlo con un esempio: il foglio bianco che vi si presenta quando avviate Word è un modello.
Si tratta di un particolare file di Word chiamato “Normal.dotm” (per le versioni precedenti di Word l’estensione era DOT) che contiene tutte le informazioni di formattazione da applicare.Per esempio, l’utilizzo predefinito del carattere Calibri in formato 11, allineato a destra, con specifici margini di pagina, interlinea, colore del testo e così via. Non siete obbligati ad adattarvi a questo schema ma ne potete creare altri da aggiungere a quelli già presenti nel programma. Iniziamo scoprendo l’esistenza di altri modelli di Word che non siano il solito “foglio bianco”. Avviato Word, fate clic sul pulsante Office, poi su “Nuovo”.
Nella finestra “Nuovo documento”, colonna di sinistra, potete visualizzare tutti i modelli già presenti nel vostro computer (fate clic su “Modelli installati”) oppure su quelli da scaricare attraverso il sito di Office Online, direttamente da questa finestra (non c’è quindi bisogno di avviare il browser, è sufficiente essere collegati a Internet).
Il modello che vedere in immagine, per esempio, è quello già impostato per la creazione di un fax: una volta selezionato questo modello, potrete compilare il documento e salvarlo come un normale file di Word, senza modificare la sua natura di file DOT che potrà tornare utile in altre occasioni, quando si dovranno preparare altri documenti da inviare via fax. Per creare da zero un modello tutto vostro, dovete perlomeno avere in testa un’idea di come deve essere: magari con la vostra intestazione in alto, un’immagine o un elemento decorativo, la vostra firma, un font particolare, dei margini di pagina diversi dal solito. Per iniziare, fate clic sul pulsante Office in alto a sinistra, poi su “Nuovo” e sull’icona “Documento vuoto”.
Procedete facendo clic sul pulsante Crea, in basso a destra. Ora è il momento di inserire nel documento tutti gli elementi che volete includere nel modello: possono essere sia comandi di formattazione (stile del carattere, dimensioni, colori), sia del testo che dovrà sempre apparire, oppure un’immagine di filigrana. Nell’esempio in immagine abbiamo impostato una filigrana con la scritta “Riservato” (si inserisce facendo clic su “Layout di pagina” e poi su “Filigrana”, nel riquadro “Sfondo pagina”); poi abbiamo scritto un’intestazione e inserito una linea orizzontale colorata e ombreggiata come divisorio; infine abbiamo impostato i margini del foglio facendo clic su “Margini” sempre nella sezione “Layout di pagina”. Quando avete finito di creare il modello, dovete salvarlo: fate clic sul pulsante Office e selezionate la voce “Salva con nome”. Come per il salvataggio di un qualsiasi file, dovrete scegliere il nome del modello e la cartella in cui depositarlo.
Per il nome siete liberi di scegliere quello che volete; per la posizione del salvataggio vi consigliamo di fare clic sulla cartella “Modelli attendibili” che viene proposta nell’angolo in alto a sinistra nella finestra di salvataggio. La scelta del tipo di file invece può essere duplice: il formato DOTX è tipico dei modelli utilizzabili solo con Word (DOTM è sempre per lo stesso programma e permette di includere delle macro). Nel menu a tendina “Tipi di file” potrete anche selezionare la voce “Modello di Word”. In questo modo salverete il modello in formato DOT, compatibile anche con le vecchie versioni dell’elaboratore di testo.
Quando volete utilizzare questo modello per scrivere le vostre lettere avviate Word, fate clic sul pulsante Office, su “Nuovo” e poi su “Modelli”. Si aprirà una finestra dove potrete selezionare il vostro modello specifico. Se osservate le opzioni presenti in questo riquadro vedrete che è possibile decidere se aprire questo per creare un documento nuovo (ossia per cominciare a scriverci un testo dentro) oppure per modificare il modello stesso: in questo caso dovrete selezionare la voce “Modello” nella casella in basso a destra della stessa finestra. La gran parte delle volte dovrete creare un documento nuovo, quindi non dovrete cambiare l’impostazione predefinita.
Il modello predefinito di Word, come già detto, è quello del foglio bianco con le impostazioni standard che più o meno tutti siamo abituati a utilizzare (o subire) quando si premono i comandi per creare un nuovo documento. Il nome di questo modello è “Normal.dotm”, ed è chiamato predefinito proprio perché si apre in automatico se non viene selezionato nessun altro modello al suo posto. Se volete che venga aperto in automatico il vostro modello, la strada è un po’ in salita:Word, infatti, considera come modello predefinito solo un file chiamato “Normal.dotm”. Questo significa che dovreste sostituire, modificare quello originario con il vostro. Vi sconsigliamo di fare questa sostituzione e di mantenere sempre il documento predefinito.