Questo articolo – guida mette in luce il modo più veloce per creare una mailing list predefinita, partendo dalla rubrica del software di posta elettronica come Outlook. La rivisitazione a questo articolo è resa necessaria per tutti coloro che non si cimentano all’ invio di posta abitualmente. Come usare gli elementi decorativi inclusi in Outlook per ottenere newsletter colorate, ma non troppo pesanti da scaricare.
La possibilità di gestire un servizio di newsletter da spedire a una mailing list predefinita, servendosi esclusivamente degli strumenti messi a disposizione da Outlook, è un’opportunità da non sottovalutare. La prima cosa da fare è creare l’elenco dei destinatari della mailing list, che dovranno essere definiti sulla base dei contatti presenti nella rubrica.
Per fare questo fate clic sui comandi STRUMENTI/RUBRICA e selezionate le voci FILE/NUOVA VOCE scegliendo poi, nella finestra di dialogo che appare, il comando NUOVA LISTA DI DISTRIBUZIONE. Infine premete OK per confermare le scelte. Per prelevare i contatti preesistenti nella rubrica vi basterà fare clic sul comando SELEZIONE MEMBRI, oppure inserire degli indirizzi di posta elettronica nuovi facendo clic sul menu NUOVO e inserendo i dati del nuovo contatto. Una volta terminata la creazione della lista di distribuzione, dovrete assegnarle un nome che la identifichi univocamente, quindi salvare il tutto. In questo modo avrete creato un gruppo di utenti che potrete raggiungere con un semplice clic.
Adesso dovrete creare la newsletter da inviare. Il modo più semplice è quello di scrivere un messaggio di posta elettronica nel modo consueto, quindi inviarlo mettendo nel campo DESTINATARI il nome del gruppo appena creato. Invece, se volete inviare una newsletter che abbia un impatto visuale maggiore, potreste formattate il testo con il linguaggio HTML e inserirvi delle immagini e/o delle animazioni, possibilmente ottimizzate per il media che state utilizzando
MAIL DECORATE
Le animazioni creano però un problema: il peso in kilobyte delle mail che spedirete. A nessuno fa piacere ricevere un messaggio del peso di diverse centinaia di kilobyte, e pertanto
dovrete trovare un altro sistema per inviare la newsletter. Un metodo efficace per aggirare l’ostacolo può essere l’uso degli elementi decorativi. In questo caso dovrete utilizzare un file HTML che avete scritto precedentemente, che rappresenta la struttura complessiva della newsletter, e che risiede sul client. Invece di inserire le animazioni direttamente nella newsletter, dovete usare l’indirizzo assoluto del file HTML che contiene l’animazione, in modo da inviare con l’email solo il collegamento all’ immagine, che in realtà rimane sul server su cui è ospitato il vostro sito. Per procedere, fate clic sul percorso STRUMENTI/OPZIONI e scegliete la scheda FORMATO POSTA. Nella sezione FORMATO MESSAGGIO scegliete, nel menu a discesa, la voce HTML, quindi fate clic sul pulsante FORMATO INTERNET e togliete il segno di spunta in corrispondenza della voce QUANDO UN MESSAGGIO HTML CONTIENE IMMAGINI.
Ora, nella sezione ELEMENTI DECORATIVI E CARATTERI fate clic sul comando SELEZIONE ELEMENTI DECORATIVI e, nella finestra che si apre, premete il tasto NUOVO. Digitate un nome di riferimento per l’elemento decorativo, quindi selezionate UTILIZZA COME MODELLO IL FILE e premete il tasto SFOGLIA per individuare sul disco fisso la posizione del file HTML che avevate creato. Una volta selezionato il file, premete il pulsante AVANTI e scegliete il carattere da associare al corpo del messaggio. Tenete presente che, se anche avevate formattato in precedenza il testo della newsletter, l’operazione di selezione carattere andrà a sostituire tutte le font del documento originario con quelle che selezionerete. Quindi Outlook ricrea un file HTML nella cartella ELEMENTI DECORATIVI, con il nome che avete definito in precedenza. Ora premete OK e uscite dalla scheda di CREAZIONE ELEMENTI DECORATIVI.
Adesso vi basterà selezionare NUOVO MESSAGGIO per vedere apparire a video, nel corpo della mail, la newsletter da voi creata. Selezionando come destinatario la lista di distribuzione che avete creato all’ inizio sarete in grado, con un semplice clic, di inviare la newsletter. Per poter spedire altri messaggi senza elementi decorativi vi basterà fare nuovamente clic su STRUMENTI/OPZIONI e selezionare il comando NESSUNO come elemento decorativo predefinito.