Un database è un programma la cui funzione principale è archiviare i dati. Per quanto sembri una tipica applicazione aziendale, che serve poco o nulla al singolo utente e al suo personal computer, in realtà è una fonte inesauribile di idee. Con un database possiamo mettere ordine in ogni nostra collezione (ricette, CD, film, indirizzi, liste nozze e via dicendo) e trovare facilmente qualsiasi informazione archiviata in passato.
La suite Microsoft Works
contiene un database molto semplice da usare e tuttavia ricco di funzioni, che permette di memorizzare i dati, mostrarli in diverse rappresentazioni e stampare i risultati. Prima di cominciare la spiegazione vera e propria sul funzionamento del Database, dobbiamo fare un po’ di chiarezza su alcuni concetti e termini. Si chiama “Record” il complesso di informazioni che riguardano una singola voce. Se il nostro database è una rubrica, un record sarà il nome e cognome, l’indirizzo e il numero di telefono di Mario Rossi. Gli stessi dati, riferiti a Francesco Bianchi, formeranno un altro record. Ogni record contiene uno o più “Campi”, cioè spazi dedicati a raccogliere alcune specifiche informazioni archiviate nel database. “Nome”, “Cognome” e “Numero di telefono” sono tre campi del nostro database. Ogni campo ha un “formato”, che può essere numerico, di testo, misto, multimediale e via dicendo. I “dati” sono la parte conclusiva e più importante del database. A essi ci si riferisce per indicare tutte le informazioni inserite nei rispettivi campi.
La raccolta di videocassette e DVD, in casa, cresce velocemente ed è difficile da tenere sotto controllo, soprattutto se avete la pericolosissima abitudine di prestare i film!
Impariamo a organizzare la nostra collezione utilizzando il Database di Works. Dal menu Start/Programmi/Microsoft Works lanciate il programma “Database di Microsoft Works”. Selezionate “Modello” e fate clic su “OK”. Fate clic su “Fogli di lavoro per inventario domestico”, poi su “Collezione video e DVD” e su “Fine” per concludere. 3Il programma ci fornisce una scheda già pronta a ospitare le informazioni principali di tutti i film. Possiamo incominciare a inserirle senza curarci di completare ogni singolo campo: è sempre possibile aggiungere informazioni in seguito. Il campo nel quale state per inserire i dati è evidenziato in nero; per muovervi tra un campo e l’altro potete usare il mouse, il tasto TAB (MAIUSC + TAB per tornare indietro) o ancora le frecce che stanno a fianco del tastierino numerico. Se dovete modificare il contenuto di un campo, fateci clic sopra e premete F2.
La prima operazione da eseguire è salvare il database.
Aprite il menu File/Salva e scegliete una cartella che dovrete tenere a mente: la classica cartella Documenti va benissimo. Date un nome al programma e ricordate che l’estensione dei file del Database di Works è “.wdb”. Il programma ci fornisce una scheda già pronta a ospitare le informazioni principali di tutti i film. Possiamo incominciare a inserirle senza curarci di completare ogni singolo campo: è sempre possibile aggiungere informazioni in seguito. Il campo nel quale state per inserire i dati è evidenziato in nero; per muovervi tra un campo e l’altro potete usare il mouse, il tasto TAB (MAIUSC + TAB per tornare indietro) o ancora le frecce che stanno a fianco del tastierino numerico. Se dovete modificare il contenuto di un campo, fateci clic sopra e premete F2
Quando arrivate al fondo della scheda, dopo l’ultimo campo, il programma salva automaticamente i dati inseriti e fornisce una nuova scheda per inserire le informazioni relative a un’altra videocassetta. Il lavoro di un database, come abbiamo detto tante volte, diventa prezioso a mano a mano che il suo contenuto si arricchisce, quindi in questa prima fase preparatevi a scrivere molto, senza aspettarvi altre grandi soddisfazioni. In futuro, quando acquisterete una nuova videocassetta o DVD, compilate subito la scheda del database, eviterete che si accumuli il lavoro arretrato e avrete un database sempre aggiornato (è evidente che un database non aggiornato serve a poco). A mano a mano che aggiungete nuovi record nel vostro archivio, vedrete crescere il numero sulla barra di stato. Questa piccola sezione è un indicatore importante: potete conoscere il numero di videocassette che avete inserito fino a questo momento e muovervi avanti e indietro fra i vari record, utilizzando le piccole frecce rivolte a destra e a sinistra. Le frecce con un trattino permettono di raggiungere velocemente il primo e l’ultimo record del database.
Una volta compilati campi a sufficienza, è il momento di dare un’occhiata al database nel suo complesso. Dal menu Visualizza scegliete “Rapporto” e indicate il tipo di elenco che volete (per titolo, per attore e via dicendo). Fate clic su “Anteprima”. Potete stampare il risultato con il pulsante “Stampa”. Per tornare alla visualizzazione iniziale, aprite nuovamente il menu Visualizza e scegliete “Scheda”.
Non vi ricordate come si intitola quel film con Abatantuono che vi è tanto piaciuto? Il database viene in vostro aiuto. Se desiderate cercare un record particolare, aprite il menu Modifica/ Trova e scrivete il termine da cercare. Mettete il segno di spunta a fianco di “Tutti i record” e fate clic su “OK”. Il database si posizionerà direttamente sulla scheda che contiene il Record cercato. Potete stampare anche una singola scheda attraverso il menu File/ Stampa.
Microsoft Works download gratis
Database: Archivio di dati memorizzati in forma strutturata; le informazioni sono catalogate secondo valori chiave.
Estensione: Le ultime tre lettere che compongono il nome di un file, dopo il punto. Servono per identificare il programma necessario per eseguire o interpretare il file.
Works: Pacchetto “economico” di programmi Microsoft che include un software di videoscrittura, un foglio di calcolo, un sistema per la gestione di database, un programma di comunicazione, calendario e rubrica.