Aggiungere suoni e video a una presentazione di PowerPoint la renderà senza dubbio più professionale e interessante.
Questo Passo a passo spiega come registrare un commento utilizzando il Registratore di suoni e come collegare il file alla presentazione, in modo che la voce si possa sentire quando si apre una diapositiva, oppure quando una persona fa clic su un determinato oggetto.
Proseguiremo poi esaminando come aggiungere e controllare un video.
Abbiamo usato PowerPoint.
Se ancora non avete registrato il discorso da includere nella presentazione, potete farlo attraverso il Registratore di suoni, una piccola utility inclusa in Windows che si apre dal menu Start/ Accessori/Svago.
Selezionate “Registratore di suoni”.
Dovrete ovviamente disporre di un microfono collegato all’ingresso MIC della scheda audio. Il funzionamento del Registratore è molto intuitivo: fate clic sul pulsante rosso e cominciate a parlare. Noterete che la linea verde prenderà la forma dei suoni da voi emessi: è il segno che la registrazione sta procedendo. Quando avete finito fate clic sul pulsante Stop, quindi salvate il file dal menu File/Salva.
Il discorso registrato avrà la forma di un file WAVE, con estensione “.wav”.
Poiché questo formato non è compresso, pochi minuti di semplici chiacchiere si trasformano in qualche Megabyte di dati: tenetene conto per non appesantire 
troppo la presentazione. Riascoltate il discorso e fate attenzione al volume: se è troppo basso o se addirittura non si sente niente, può darsi che il livello del microfono sul vostro computer sia da aggiustare.
Aprite il menu Modifica sul Registratore di suoni, e scegliete “Proprietà audio”. Nella sezione “Registrazione suoni” fate clic su “Volume” e alzate il livello del cursore, controllando anche che non sia presente il segno di spunta a fianco della voce Disattiva. Una volta registrato, il discorso è subito pronto per essere aggiunto alla presentazione.
Aprite il file di PowerPoint e fate clic sul menu Inserisci/Filmati e audio/Suono da file. Individuate dove è conservato il file WAVE registrato nel passo precedente. Si aprirà una finestra che vi chiederà se desiderate che il suono sia riprodotto all’apertura della diapositiva o quando si fa clic su una particolare icona (questa opzione non è disponibile in PowerPoint). Fate clic su “Sì” per far partire automaticamente l’audio. Sulla diapositiva sarà aggiunta una piccola icona rappresentate un altoparlante che può essere spostata a piacimento. Visualizzate la presentazione (dal menu Presentazione/ Visualizza Presentazione) per verificare che tutto funzioni correttamente.
Il discorso può essere ripetuto continuamente, creando un effetto di loop. Fate clic con il tasto destro del mouse sull’icona dell’altoparlante e selezionate “Modifica oggetto audio”.
Nella piccola finestra di dialogo che appare, mettete il segno di spunta a fianco della voce “Esegui ciclo continuo fino a interruzione”. In basso sono segnati la durata del file audio e qual è la sua posizione originale sul disco fisso.
Se il discorso è impostato in modo da partire da solo quando appare la diapositiva, potete nascondere l’icona dell’altoparlante dietro a un altro oggetto. Se ci sono molti oggetti, spostate l’icona sopra a uno di questi, selezionatela e fateci clic sopra con il tasto destro del mouse.
Scegliete “Ordine” e “Porta indietro” o “Porta in secondo piano”.
Se non avete altri oggetti, potete ricorrere al vecchio trucco, sempre efficace, di costruire un rettangolino bianco con gli strumenti della Barra di disegno e piazzarlo proprio lì sopra. Nel caso non vogliate far partire l’audio automaticamente, potete programmare un’animazione. La più classica di tutte è quella che riproduce il suono al clic del mouse. Verificate innanzitutto che non siano presenti altre animazioni, facendo clic con il tasto destro sull’altoparlante e scegliendo “Animazione personalizzata”.
Se trovate voci, selezionate e fate clic sul pulsante Rimuovi. Quindi tornate all’altoparlante, fateci di nuovo clic sopra con il tasto destro del mouse e scegliete “Impostazione azione”. La finestra “Impostazioni azione” ha due schede: “Clic del mouse” e “Passaggio del mouse”, che corrispondono ovviamente al tipo di azione che è possibile eseguire. Scegliete la prima e mettete il segno di spunta a fianco di “Azione oggetto”, quindi selezionate “Esegui” dal menu. Visualizzate nuovamente la presentazione: questa volta il suono non partirà automaticamente, ma quando passerete con il mouse sopra l’icona dell’altoparlante, il cursore si trasformerà nella classica manina. Fate clic per avviare la riproduzione. Anche i video possono essere inclusi nelle presentazioni di PowerPoint, in maniera molto simile all’audio. Aprite la presentazione e fate clic sul menu Inserisci, scegliete “ Filmati e audio” e quindi “Filmato da file”.
Localizzate il video sul disco fisso e selezionatelo: vi sarà nuovamente presentata l’opzione di riprodurlo automaticamente all’apertura della diapositiva oppure al clic del mouse. Come per il suono, questa opzione non è presente in Powerpoint . Il frame di apertura del video sarà mostrato sullo schermo. Potete selezionare il video e spostarlo in un’altra posizione, oppure ingrandirlo o rimpicciolirlo, anche se nel primo caso la qualità della riproduzione sarà in parte deteriorata. I video possono essere mandati in loop come l’audio.
Fate clic con il tasto destro sul frame e scegliete “Modifica oggetto filmato”. Potete mettere il segno di spunta a fianco dell’opzione “Esegui ciclo continuo fino a interruzione”, per cui il video si fermerà solo a un vostro clic del mouse. Questa volta è attiva anche una seconda opzione: “Riavvolgi dopo l’esecuzione”. Selezionandola riporterete il video al primo frame anche se durante la presentazione lo avete interrotto a metà. Esattamente come per l’audio, si può scegliere di avviare il video solo dopo un clic del mouse. Dopo aver verificato l’assenza di altre animazioni, fate clic con il tasto destro sul video, scegliete “Impostazione azione” e nella scheda “Clic del mouse” selezionate “Esegui” nel menu “Azione oggetto”.
In questo caso sarà bene aggiungere una riga di testo alla diapositiva che avverte il presentatore di fare clic sul video per avviarlo. Scrivete un breve testo direttamente sul video, curando che il colore delle lettere sia contrastato rispetto al primo frame, per renderlo leggibile.
Al termine, fate clic sul testo con il tasto destro e selezionate la voce Ordine/Porta in primo piano. Quando si avvierà il video durante la presentazione, il testo scomparirà dalla schermo e riapparirà solo quando la diapositiva sarà aperta nuovamente. Visualizzare una presentazione con audio e video incorporati potrebbe risultare difficile su alcuni computer.
Innanzitutto occorre un PC multimediale, capace di riprodurre i suoni e, se il video è di grandi dimensioni, con una buona dotazione di memoria RAM e un processore non troppo lento. I file audio sono spesso inclusi nelle presentazioni di PowerPoint, ma i file video, più grandi e pesanti, talvolta non lo sono. PowerPoint si limita a collegare il video con un link ipertestuale. Se desiderate visualizzare la presentazione su un altro computer, ricordate sempre di portare con voi anche il file video, che dovrà essere posizionato nello stesso percorso che avete utilizzato al momento della creazione. Per questo motivo è bene che la presentazione, i file audio e i file video, siano tutti nella stessa cartella.