Uno dei formati degli allegati che più spesso vengono acclusi alle email (soprattutto quelle non richieste che infestano quotidianamente le caselle di posta) è rappresentato da quello delle presentazioni in Power Point. Il formato di salvataggio di una presentazione, per essere immediatamente eseguita da Explorer con un semplice clic, deve essere identificato dall’estensione PPS. Tale estensione non è quella predeterminata dal programma, che salva invece la presentazione con l’estensione PPT. La differenza tra i due formati è essenzialmente questa: nel caso dell’estensione ppt la presentazione verrà aperta in modalità di EDITING, eseguendo in contemporanea l’applicativo Power Point, mentre nel caso dell’estensione PPS il file verrà lanciato in modalità PRESENTAZIONE, direttamente eseguibile.
Differenza tra ppt e pps
Per salvare una presentazione perché venga immediatamente eseguita è necessario selezionare FILE e scegliere SALVA CON NOME, poi dalla casella di dialogo TIPO FILE scegliere PRESENTAZIONE POWER POINT. Se ci fosse poi la necessità di modificare questo file, nessun problema: o si rinomina usando l’estensione PPT oppure sapre Power Point caricando il file nella modalità consueta. Anche nei file prodotti da questo applicativo vengono inserite informazioni personali, come per esempio AUTORE, MANAGER e SOCIETÀ. Questi campi possono anche essere eliminati e il testo a loro assegnato verrà cancellato anche da tutti i commenti e le macro. Per impedire poi l’inserimento delle informazioni personali, fare clic su STRUMENTI/ OPZIONI e, nella scheda PROTEZIONE, selezionate la voce RIMUOVI LE INFORMAZIONI PERSONALI DAL FILE AL MOMENTO DEL SALVATAGGIO.
AZIONI PREDEFINITE
Power Point, come tutti gli applicativi della suite Office, contiene diversi oggetti predefiniti che possono essere utilizzati per abbreviare i tempi di creazione delle presentazioni, ottimizzando i risultati, e che con poco sforzo si possono personalizzare. Molto utile è il PULSANTE AZIONE. All’interno della presentazione i pulsanti azione appaiono come icone poste sullo sfondo e permettono, con un simpatico effetto di pressione, di impostare delle azioni predefinite (come per esempio spostarsi alla prima diapositiva, oppure eseguire un programma) o ancora di impostare un collegamento ipertestuale. Soprattutto nel caso di presentazioni che girano in automatico, permettono, senza il supporto di un’operatore, di fare interagire gli utenti con le stesse, bypassando le impostazioni di successione delle varie diapositive.
Nel momento in cui viene definita la presenza di un pulsante azione” all’interno della presentazione è possibile verificare il movimento del mouse nel momento in cui l’azione viene attivata (per esempio l’azione può avvenire quando si fa clic sul bottone o semplicemente quando il mouse si posiziona sopra allo stesso). Per inserire un pulsante azione nelle proprie presentazioni, bisogna operare in questo modo: premete PRESENTAZIONE/PULSANTI DI AZIONE sulla BARRA DEGLI STRUMENTI. Si aprirà un menu che contiene dodici pulsanti con impostazioni predefinite. Scegliere quello che desiderate, poi spostarsi sulla diapositiva e fissare le dimensioni del pulsante trascinando il mouse mentre si preme il tasto sinistro. Una volta rilasciato si è ottenuto un proprio pulsante sulla diapositiva.
A questo punto si aprirà contestualmente una finestra chiamata IMPOSTAZIONI AZIONE che sarà già settata. Si può quindi accettare l’impostazione corrente o scegliere quella che più ci aggrada tra quelle disponibili. Facendo clic su CLICK DEL MOUSE o PASSAGGIO DEL MOUSE, si determinerà la risposta del sistema al verificarsi dell’evento. Se si sceglie ESEGUI PROGRAMMA, una volta premuto il pulsante si esce automaticamente da Power Point, per rientrarvi una volta chiusa l’applicazione. Infine, se una volta inserito il pulsante si intende modificarne le proprietà di forma, posizionamento o colore, basta fare doppio clic sullo stesso e operare nella finestra FORMATO FORME.