Condividere le informazioni è diventata una delle esigenze prioritarie. Con Outlook è possibile farlo, creando le cosiddette cartelle “di rete”, delle quali dovete avere i diritti di p proprietario reimpostare per ognuna le autorizzazioni.Scegliete la cartella che volete condividere, per esempio NOTE, fate clic con il tasto destro del mouse, dal menu contestuale scegliete la voce PROPRIETÀ, quindi selezionate la scheda AUTORIZZAZIONI e poi AGGIUNGI. Per scegliere un utente della vostra rete, che volete autorizzare alla condivisione delle informazioni, potete procedere in due modi: scrivendo il suo nome identificativo e facendo clic sul tasto NOME, oppure consultando l’apposito elenco.
Cliccate poi su AGGIUNGI e confermate con OK. A questo punto avrete impostata l’autorizzazione alla condivisione della cartella. Dovete ora stabilire i ruoli dei vari utenti, tenendo conto che ce nesono di predefiniti come: PROPRIETARIO, che concede le autorizzazioni per la creazione, la lettura, la modifica e l’eliminazione di tutti gli elementi e i file della cartella, nonché per la creazione di sottocartelle, l’EDITORE PUBBLICAZIONE, il SUPERVISORE, l’AUTORE PUBBLICAZIONE, gli ulteriori autori, i revisori e i consulenti, ognuno con permessi d’intervento sulle informazioni sempre meno estesi. Per utilizzare le funzioni di condivisione è necessario che Outlook sia in esecuzione completa sul computer locale. Per ottenere tale risultato, se non l’avete già fatto in fase d’installazione, andate su START/IMPOSTAZIONI e scegliete il PANNELLO DI CONTROLLO, fate clic sull’icona INSTALLA APPLICAZIONI e poi su CAMBIA, dopo avere sele
zionato MICROSOFT OFFICE.
Nella finestra di dialogo che si aprirà selezionate la voce AGGIUNGI/RIMUOVI CARATTERISTICHE e fate poi clic con il tasto destro a fianco dell’icona di Outlook, selezionando nel menu contestuale l’opzione ESECUZIONE COMPLETA DAL COMPUTER LOCALE. L’utente che avete autorizzato alla condivisione, per accedere effettivamente ai dati presenti nella cartella condivisa dovrà fare clic su FILE/APRI e selezionare CARTELLA DI ALTRO UTENTE, digitando o selezionando il vostro nome.
ACCESSO DIRETTO Dopo avere impostato le autorizzazioni di condivisione, come descritto sopra, potete informare l’utente con una mail, inviandogli anche un link che gli permetta di accedere direttamente alle informazioni contenute in una vostra cartella.
Per farlo, create il messaggio da inviare facendo clic sull’icona NUOVO e trascinate direttamente al suo interno la cartella condivisa. A questo punto vedrete che apparirà, nella barra degli allegati, il nome della cartella con suffisso .XNK. Spedite il messaggio e il ricevente, se dispone delle autorizzazioni corrette e usa Outlook come programma di posta elettronica, sarà in grado di leggere e, eventualmente, modificare le informazioni contenute.