I documenti professionali si distinguono subito, anche se a prima vista è difficile capire perché.
C’è qualcosa che li rende diversi, più attraenti e anche molto più convincenti per chi li legge. Di solito si tratta di un’impaginazione molto ben curata, eseguita da specialisti della grafica. I programmi di elaborazione di testo disponibili oggi mettono a disposizione di tutti strumenti di impaginazione molto potenti, che di solito vengono usati solo al minimo delle loro potenzialità. È ora di imparare qualcosa di più su questi strumenti, cominciando dalle intestazioni e dai piè di pagina. Se avete appena ultimato di scrivere qualcosa di importante, come una tesi di laurea o un lungo rapporto per l’azienda per cui lavorate, intestazioni e piè di pagina possono contenere utili informazioni accessorie, come i numeri di pagina o i titoli delle diverse sezioni del vostro documento.
Non è difficile imparare a usarli e il risultato è garantito.
Ecco come fare usando Word.
Cominciamo con la cosa più semplice: inserire i numeri di pagina, senza preoccuparsi (per ora) delle intestazioni vere e proprie, che affronteremo nei passaggi successivi. Il modo più semplice e veloce per inserire i numeri di pagina in Word è andare nel menu Inserisci e fare clic su “Numeri di pagina”. Si aprirà una finestra che vi permette già un notevole controllo sul modo in cui verranno numerate le pagine nel vostro documento. Prima di tutto dovete decidere se volete inserire il numero anche nella pagina iniziale. Di solito è più elegante non inserirlo: la prima pagina conterrà il titolo del vostro documento e non ci sarà nessuna difficoltà a capire che quello è proprio l’inizio. Potete inserire i numeri in alto (nella intestazione) oppure in basso (nel piè di pagina): questa scelta dipende da voi e non ci sono soluzioni migliori o peggiori, in quanto tutto dipende dall’aspetto generale del vostro documento. La maggior parte dei lettori, comunque, si aspetta di trovare i numeri di pagina in basso.
Infine, l’allineamento: a destra, a sinistra o nel mezzo?
Anche qui, trovate la soluzione che vi sembra più elegante per il vostro caso specifico
. La scelta più tradizionale è quella di posizionare i numeri sulla destra o al centro. Se il vostro documento sarà stampato in forma rilegata, potrebbe essere utile inserire i numeri di pagina sempre sul margine esterno (e quindi a destra nelle pagine dispari e a sinistra nelle pagine pari). Anche questa possibilità è prevista. Per avere un’idea generale di come appariranno le vostre pagine, basta osservare la piccola finestra di anteprima. Una volta decise le impostazioni principali, fate clic sul pulsante Formato. In questa finestra troverete alcune impostazioni avanzate che vengono usate più raramente.
Avete notato che spesso le pagine dei libri sono numerate con numeri romani nell’introduzione, per poi proseguire con i numeri arabi nel testo vero e proprio?
Potete farlo anche voi: nella casella “Formato numerico” potete scegliere quale tipo di numeri usare o addirittura se preferite non usare i numeri ma le lettere. È possibile includere un riferimento al capitolo o paragrafo e infine è anche possibile far iniziare la numerazione delle pagine da un numero arbitrario, invece che da uno, come accade di solito. Quest’ultima possibilità è utile quando un documento molto lungo viene suddiviso tra diversi file. In questo modo si possono stampare i file uno alla volta, mantenendo i numeri di pagina consecutivi.
E adesso proviamo a usare le intestazioni e i piè di pagina veri e propri. L’intestazione è una piccola zona in cima a ogni pagina di un documento, in cui è possibile far comparire delle scritte ricorrenti e indipendenti dal testo vero e proprio. Il piè di pagina è del tutto analogo all’intestazione, ma compare nel margine basso. Visualizzare e modificare intestazioni e piè di pagina è molto semplice: basta fare clic sul menu Visualizza e poi su “Intestazione e piè di pagina”. Per inserire del testo nell’intestazione, basta posizionarsi con il mouse al suo interno e iniziare a scrivere.
È consigliabile non esagerare: intestazioni e piè di pagina devono contenere testi molto brevi e concisi: in particolare, evitate assolutamente di inserire più di una riga, perché finirebbe per confondere i lettori anziché fare chiarezza. Noterete che è comparsa un’apposita barra degli strumenti. I suoi pulsanti permettono di eseguire alcune operazioni ricorrenti: si può inserire il numero della pagina corrente (questo è un modo un po’ più contorto e complicato di effettuare la stessa operazione descritta nei primi passaggi), il numero totale di pagine del documento, la data e l’ora correnti o una voce di glossario.
Per inserire o modificare il piè di pagina, basta fare clic sul pulsante “Alterna intestazione/piè di pagina”. Facendo clic un’altra volta sullo stesso pulsante si tornerà nella casella dell’intestazione. Al fine di separare nettamente intestazione e piè di pagina dal testo del documento, è consigliabile anche impostare una formattazione particolare, usando un tipo di carattere diverso e magari anche una dimensione dei caratteri leggermente più piccola. Fate qualche prova per trovare la soluzione migliore. Per avere un’idea di come appariranno le vostre pagine stampate, utilizzate l’anteprima di stampa: basta fare clic sul menu File e poi su “Anteprima di stampa”. Se il vostro documento è molto lungo (per esempio, una tesi di laurea) vi sarà utile suddividerlo in sezioni distinte. Ogni capitolo potrà essere racchiuso in una sezione.
Per iniziare una nuova sezione fate clic sul menu Inserisci, poi su Interruzione. Di solito è conveniente inserire, alla fine di ogni capitolo, una “interruzione di sezione alla pagina successiva”.
In questo modo ogni capitolo inizierà automaticamente su una nuova pagina. Usare le interruzioni di sezione, piuttosto delle normali interruzioni di pagina, vi permette di impostare intestazioni e piè di pagina diversi per ogni sezione. Potrete quindi fare in modo che l’intestazione contenga per ogni sezione il titolo del capitolo a cui quella pagina appartiene. Un caso particolare in cui le intestazioni e i piè di pagina risultano molto utili è quello della carta intestata. Ora che avete imparato a gestire questi strumenti avanzati, potete creare la vostra carta intestata personale con grande facilità: basta aprire un nuovo documento e inserire un’intestazione che contenga il vostro nome, indirizzo o la ragione sociale della vostra azienda.
Potete inserire anche un logo o qualsiasi altra immagine o elemento grafico: le intestazioni possono contenere tutto quello che può contenere il normale testo. Salvate il documento come modello. La prossima volta che avrete bisogno della vostra carta intestata, basterà aprire un nuovo documento basato su quel modello e scrivere il testo normalmente, come fareste su una qualsiasi pagina vuota. Quando dovrete stampare ciò che avete scritto vi accorgerete di quanto sia comoda una carta intestata che non costa nulla e che può essere modificata in qualsiasi momento senza ricorrere alle tipografie!
Creare un indice analitico con Word