Consigli come creare una presentazione powerpoint
Prima regola: progettare in anticipo Il modo migliore per evitare che una presentazione cresca a dismisura, fino a diventare ingestibile, è pianificare in anticipo. Decidete fin dall’inizio quali dovranno essere i punti fondamentali da toccare: fatene una lista, in ordine di esposizione. Successivamente, in base al tempo a disposizione, assegnate a ogni argomento un certo numero di minuti e, di conseguenza, decidete quante slide gli saranno dedicate. Nel creare la presentazione, cercate di attenervi scrupolosamente a tale numero; sforate solo in casi eccezionali.
Domanda classica: per quanto tempo una slide deve rimanere esposta prima di passare alla successiva?
Non c’è una regola fissa: dipende dall’argomento affrontato e dallo stile espositivo. Spesso si cita una regola secondo cui ogni slide deve rimanere esposta per due minuti. Può anche essere valida, ma si applica soprattutto a contesti scientifici, in cui le slide contengono diagrammi o equazioni; concetti che richiedono tempo per essere assimilati e che fanno da base per complesse spiegazioni. Se le vostre slide contengono solo slogan o concetti semplici, anche 20 o 30 secondi a slide possono essere sufficienti.
Le slide NON sono il discorso
Chi crea le slide ha spesso la tentazione di inserirvi tutto quello che dirà nel corso della presentazione. Questo è un grave errore. In primo luogo, slide troppo ricche risulteranno pesanti per il pubblico. In secondo luogo, se tutto quello che c’è da sapere è già sullo schermo, una parte del pubblico finirà per limitarsi a leggere le slide e smetterà di seguirvi, con un conseguente calo di attenzione. Inserite perciò nella slide solo i punti fondamentali, e lasciate che il pubblico apprenda i dettagli dalla vostra voce: sarà molto più facile mantenere alta l’attenzione. Chi non è abile a parlare a braccio spesso utilizza le slide per ricordarsi quello che deve dire, e per questo tende a far apparire sullo schermo ogni singolo concetto. Non è necessario: PowerPoint e gli altri software di questo tipo, infatti, dispongono di funzioni che rendono possibile visualizzare alcune parti della slide solo sullo schermo del computer, ma non sullo schermo visibile dal pubblico. Se non vi sentite sicuri, quindi, inserite pure le vostre note nella slide, e fate in modo che siano visibili solo a voi. Ovviamente questo richiede che lo schermo del computer sia ben visibile dal punto in cui terrete il discorso.
Una cosa per volta Le slide devono servirvi a catturare e dirigere l’attenzione del pubblico, quindi sullo schermo deve apparire sempre solo quello che serve in quel momento. Evitate, perciò, di proiettare slide sovraffollate di scritte e di immagini. Limitatevi all’essenziale. Se dovete mostrare più cose, fatelo in successione: non tutto nello stesso momento. Un metodo alternativo è quello di far apparire solo gradatamente i vari elementi che compongono la slide. Per esempio, cominciare con una slide bianca in cui campeggia una sola frase, poi fare apparire una seconda slide in cui la prima frase è accompagnata da una seconda, poi da una terza, e così via.
Questo metodo ha il vantaggio di catalizzatore l’attenzione del pubblico su un singolo argomento. E se qualcuno si è perso il passaggio precedente, può sempre recuperare e non perdere il filo del discorso.
La leggibilità delle Slide
La leggibilità viene sempre prima dell’estetica. Gli “effetti speciali” possono essere apprezzati alla prima slide; già alla terza diapositiva, però, il pubblico si concentra nel tentativo di capire cosa state comunicando, e l’aspetto visivo risulta solo un elemento di disturbo. Ecco un elenco delle regole che garantiscono una buona leggibilità:
- Usate sempre lettere nere su fondo bianco (o comunque molto chiaro): è la combinazione che risulta più leggibile. Qualsiasi altra affatica gli occhi, e farà stancare il pubblico prima del tempo. Se siete obbligati a usare un diverso colore di sfondo (per esempio per questioni di “colori sociali”, o per uniformità con altre presentazioni che precedono o seguono la vostra), compensate la diminuita leggibilità usando un font più grande.
- Evitate i font “artistici” o comunque insoliti. Illustrare la presentazione sulla nuova sede tedesca della vostra ditta utilizzando slide scritte in gotico potrà sembrarvi un’idea divertente, ma ben presto tutti smetteranno di tentare di decifrarle. Se proprio vi sembra indispensabile, usate font particolari solo per i titoli principali, e usate lettere più grandi del solito, in modo da migliorare la leggibilità.
Per la vostra presentazione dovete sempre preferire caratteri privi di grazie (sans serif, come Arial ed Helvetica) a quelli dotati di grazie (serif, come Time New Roman o Courier). I caratteri con le grazie vengono visualizzati male dagli schermi digitali, e affaticano l’occhio
Usate font privi di grazie.
- Le “grazie”, nel linguaggio tipografico, sono quegli allungamenti che in molti font si trovano all’estremità delle linee che compongono le lettere. Normalmente si ritiene che i font dotati di grazie siano più leggibili e meno “faticosi”: infatti la quasi totalità dei libri e delle riviste è stampata usando font con grazie. Questo però non vale per la grafica computerizzata: questi caratteri sono difficili da riprodurre correttamente con le matrici di punti che compongono le lettere su uno schermo, e risultano perciò meno leggibili. Per questo si preferisce usare font senza grazie all’interno delle presentazioni. Oggi che la risoluzione di monitor e proiettori è molto aumentata il problema è meno sentito, ma è comunque preferibile continuare a usare font senza grazie, per esempio l’Arial o l’Helvetica.
- Allineate il testo “in bandiera” sulla sinistra. Il testo giustificato (cioè con spazi di dimensione variabile per avere righe tutte della stessa lunghezza) e quello giustificato al centro sono più faticosi da leggere, anche se esteticamente più soddisfacenti.
Un’immagine vale più di mille parole?
Non c’è nulla di meglio che un’immagine appropriata per catturare l’attenzione del pubblico e dargli un motivo per imprimersi in mente ciò che state dicendo. Tuttavia il termine più importante di questa regola è “appropriata”. Le immagini sono realmente utili solo se aiutano a chiarire un punto difficile da spiegare a parole, o se forniscono un esempio concreto di un concetto astratto. Altrimenti le immagini forniscono solo una distrazione.
Fino a qualche tempo fa era inconcepibile pensare a una presentazione senza l’uso di clip art. Le clip art sono piccole immagini appositamente concepite per l’inserimento in una presentazione. PowerPoint è dotato di un vasto database di immagini, suddiviso per categorie; ma è possibile procurarsene molte altre dal sito web di openclipart.org e da altri siti specializzati. Il problema delle clip art, tuttavia, è che vengono molto rapidamente a noia, dato che tutti tendono a usare le stesse. Proprio a causa della loro genericità, vengono usate in tanti contesti diversi, e questo fa sì che il loro potenziale di richiamo si esaurisca in fretta. Il nostro suggerimento è di limitare molto l’uso delle clip art e, se proprio si desidera farne uso, di evitare quelle contenute nella libreria di PowerPoint, ma di procurarne altre ex novo.
Vi suggeriamo di dedicare la massima cura alla creazione delle slide, utilizzando tutte le tecniche che abbiamo descritto qui sopra. Tuttavia anche le slide più interessanti e accattivanti saranno quasi del tutto inutili se non ci sarete voi, con la forza del vostro eloquio e della vostra personalità. Senza di voi, sono oggetti inanimati. Dovete essere bravi a catturare l’attenzione del pubblico. L’arte della retorica e del parlare in pubblico è studiata fin dall’antichità. È oggetto di corsi dedicati, e non può certo essere sviscerata in poche righe in questa sede. Inoltre ciascun oratore ha un proprio stile, e le tecniche che vanno bene per alcuni sono inadatte per altri. Ci sono tuttavia alcuni consigli che possiamo darvi per aiutarvi a mantenere l’attenzione del pubblico su ciò che state presentando.
Createvi una scaletta della presentazione.
Potete farlo contestualmente alla preparazione delle slide, come visto in occasione della prima regola. Decidete quali sono gli argomenti da esporre, e in quale ordine. Poi, per ogni argomento dovete avere un percorso definito, che preveda un’introduzione, uno svolgimento e un finale. In questo modo non solo eviterete di perdere il filo, ma sarà più facile per gli spettatori seguire il vostro ragionamento. Ovviamente lo svolgimento del discorso dovrà essere contrappuntato dalle slide nei momenti opportuni.
- Inventatevi un inizio “forte”. Le prime battute di una presentazione sono quelle cruciali: è in quel momento che il pubblico deciderà se vale la pena ascoltarvi, o se è il momento di andare in bagno, sbirciare il giornale o pensare ai fatti propri. È quindi opportuno cominciare con una frase a effetto, qualcosa che colpisca la platea, faccia appello alle emozioni degli astanti, li incuriosisca o generi comunque una reazione. Tenete presente però che questa frase iniziale, per essere davvero efficace, dovrà essere collegata al resto di quello che direte. Dovrete, anzi, periodicamente ritornare all’argomento forte con cui avete esordito, per ricordare al pubblico che è proprio di quello che state parlando.
- Ponete domande: sono il miglior modo per coinvolgere il pubblico. Non è necessario (anzi, è sconsigliabile) attendersi che il pubblico dia veramente una risposta. Quello che importa è che le persone siano sfidate a trovare la risposta giusta, prima che sia il conferenziere a svelarla: in questo modo rimarranno concentrate sull’argomento. Una tecnica particolarmente efficace è quella di porre una domanda subito prima di passare alla slide successiva: quella dove si trova la risposta. In questo modo (è garantito!) tutti terranno gli occhi incollati allo schermo.
- Sfruttate, quanto più possibile, il tono di voce. Abbiamo già fatto notare all’inizio quanto una presentazione malriuscita possa risultare soporifera. Se poi il presentatore borbotta le sue frasi con tono di voce monotono, l’effetto ipnotico è pressoché assicurato. Usate perciò la vostra voce per sottolineare ogni passaggio. A ogni nuovo argomento, alzate il tono per richiamare all’ordine i distratti. Cercate di trasmettere le opportune emozioni con il tono di voce. Se non siete abilissimi nel parlare in pubblico, potrebbe essere utile fare alcune prove per impratichirsi col materiale. Evitate invece di leggere la vostra presentazione. Come abbiamo visto, potete tenere sott’occhio degli appunti per non perdere il filo. Ma nulla è più noioso di ascoltare qualcuno che legge un discorso preconfezionato.
- Siate spontanei, e sentitevi liberi di infrangere le regole che abbiamo appena esposto, o anche tutte, se ritenete che questo possa essere utile e sia congeniale al vostro stile. L’importante è che sappiate bene quello che state facendo. Per esempio, inserire delle battute argute a ogni cambio di slide può rendere la vostra presentazione memorabile, se siete abili. Tuttavia, se l’umorismo non è il vostro forte, cercare di ravvivare un pubblico svogliato raccontando una barzelletta significa andare a cercare scientemente il disastro. Limitatevi, quindi, a ciò che davvero siete in grado di fare.
Presentazioni Powerpoint differenza tra ppt e pps