Archiviazione dei Documenti

Applicativo risolve i problemi di archiviazione dei documenti

Alzi la mano chi non ha mai dovuto perdere tempo cercando un particolare file o documento all’interno delle cartelle, con risultati spesso deludenti. In questi casi è necessaria un’organizzazione di base per avere sempre tutto a portata di mouse: con Archidò.it si può trovare una risposta a queste esigenze. Attraverso un’interfaccia ben strutturata, che ricorda per certi versi Outlook, tutti i documenti (dalle pagine web, alle e-mail, fino alle immagini) possono essere organizzati e indicizzati per un facile reperimento.

I punti di forza di questa soluzione sono vari e fra i principali vanno segnalati il driver di stampa Archivio PDF, l’anteprima per più di 200 formati di file anche senza disporre dell’ applicazione che li ha creati, la possibilità di creare profili per facilitare la catalogazione e la ricerca, la compatibilità con Outlook e i programmi di posta elettronica MAPI e l’acquisizione da scanner con OCR, anche tramite il protocollo Twain.

In pratica, quest’applicazione permette di costruire un database relativo a tutti i file e i documenti che si vogliono gestire; le cartelle in cui inserire gli oggetti possono essere create a piacere, con tutti i sottolivelli che si ritengono necessari. Per rendere visibili anche i formati non supportati, Archido.it ricorre al PDF e a un apposito driver di stampa, quindi ogni applicazione che prevede la stampa può generare un file gestibile dall’applicazione.

I profili sono un altro elemento di notevole importanza e raccolgono al loro interno i file, corredati da una sorta di scheda da compilare per ciascun elemento che fa  partedell’insieme. Le informazioni inserite nei campi previsti in questo modulo sono poi utilizzati nelle operazioni di ricerca. Come tutti i programmi di questo tipo, per quanto siano disponibili vari automatismi per inserire rapidamente i documenti già esistenti nell’archivio, è necessaria una certa dose di pazienza per iniziare a costruire il database. Ma superata questa fase, il suo impiego diventa di routine e i benefici sono notevoli.

Con pochi click del mouse è possibile:

• archiviare nuovi documenti semplicemente trascinandone le icone sopra la Cartella di destinazione (supporto drag-and-drop);
• scorrere le THUMBNAILS (miniature) permanenti di tutte le immagini archiviate e selezionare, così, in modo del tutto naturale quelle che Vi interessano;
• creare nuove Cartelle su diversi livelli;
• rinominare Cartelle, Sottocartelle e documenti;
• visualizzare e stampare i documenti: con Archidò.it potete visualizzare tipi diversi di documenti rilevando automaticamente l’applicativo da utilizzare;
• spostare e copiare documenti da una Cartella ad un’altra;
• eliminare i dati dall’archivio e (se necessario) dal disco;
• indicizzare i documenti selezionati per la ricerca Full Text: potrete cercare un documento tramite una qualsiasi parola o frase in esso contenuta!
• convertire i documenti in formato PDF anche in fase di archiviazione;
• eseguire l’ordinamento dei documenti secondo l’ordine crescente di uno qualsiasi dei campi dell’archivio;
• creare un elenco di documenti preferiti, per raggiungerli velocemente;
• assegnare automaticamente un numero di protocollo a ciascun documento archiviato;
• comprimere i documenti per ridurre lo spazio occupato sul disco.

 Spostare i documenti con Windows Vista Archiviare i documenti, le fotografie e i file musicali su un’unità diversa da quella di avvio può essere una buona idea, anche dal punto di vista della sicurezza. Per spostare la cartella Documenti in un percorso differente rispetto al disco di avvio, aprite il menu Start, fate clic con il tasto destro sulla voce “Documenti” e selezionate “Proprietà”.
All’interno delle Proprietà, selezionate la pagina Percorso. Qui troverete la cartella predefinita in cui il sistema archivia i documenti. Per spostarla è sufficiente premere il tasto “Sposta”. Create una nuova cartella su un’unità diversa da quella di avvio per separare fisicamente i file personali da quelli legati al funzionamento di programmi e sistema operativo. Dopo aver fatto clic su “Selezione Cartella”, il sistema propone di spostare i documenti già presenti nella nuova destinazione.