Imparate a padroneggiare le tabelle pivot,uno degli strumenti di analisi più potenti di Excel.
L’analisi dei dati In una scena de “Il re leone”, una delle iene è talmente intimorita dall’imponenza del re da sentire un brivido anche solo a sentirne pronunciare il nome. Ecco, alcune funzionalità come le “tabelle pivot”, a volte, fanno proprio quest’effetto a chi lavora con Excel.
Credeteci, non vale la pena di farsi prendere da questi timori reverenziali. Le tabelle pivot (e i grafici pivot, di cui parleremo nel prossimo numero) sono strumenti potenti, ma non sono affatto difficili da usare. Si tratta di mezzi che permettono di analizzare, e in un secondo momento di presentare, anche enormi quantità di informazioni. Il tutto nel giro di un paio di minuti al massimo, sfruttando le capacità analitiche di Excel. Il primo (e più difficile) passo da compiere per arrivare a usare bene le tabelle pivot è capire a cosa servano.
L’espressione “analisi dei dati” (usata ad esempio da Microsoft all’interno della guida di Excel) significa infatti tutto e niente, non spiega in che senso vengano analizzate le informazioni. Una tabella pivot serve essenzialmente a raggruppare dati, a calcolarne totali e subtotali e a mettere in evidenza, per ciascun raggruppamento, solo le informazioni che si intendono evidenziare. Il tutto in modo automatico e secondo tutti i criteri che vi possono tornare utili. A dire il vero, neanche questa definizione rende al 100% l’idea di cosa siano le tabelle pivot, ma è un primo passo. Per iniziare ad analizzare dei dati, dovete avere dei dati da analizzare: lapalissiano. Per esempio, come nel nostro caso, dei semplici resoconti di vendita. Notate come i dati siano riportati in colonne, e come ciascuna colonna abbia una prima riga di intestazione, in cui cioè non ci sono dati ma c’è una brevissima descrizione del suo contenuto. La tabella riporta una serie di acquisti, e per ciascuno sono memorizzati il nome del cliente, il prodotto acquistato, il trimestre dell’anno in cui è stato fatto l’acquisto e l’ammontare della relativa fattura.
Creare una tabella pivot, o quantomeno la sua struttura di base, è un’operazione rapidissima: basta fare clic su una cella qualunque all’interno della tabella che contiene i dati e premere il pulsante “Tabella pivot”, nel ribbon Inserisci.
Non serve selezionare l’intera tabella: Excel pensa a individuare e selezionare tutti i dati.
Excel presenta una finestra di dialogo, in cui viene indicato il gruppo di celle che è stato selezionato come fonte per la tabella pivot. Qui si può scegliere se creare la tabella in un nuovo foglio di lavoro o in una determinata posizione di un foglio già esistente. Nel nostro caso non modifichiamo i valori predefiniti. Ecco la schermata (un po’ criptica) con cui Excel vi dà il benvenuto nel mondo delle tabelle pivot. L’area principale è inizialmente vuota. Nella barra sulla destra sono riportati in un riquadro i nomi delle colonne (che Excel chiama campi) con delle caselle di spunta accanto.
Per dare forma alla tabella pivot, è sufficiente selezionare uno o due campi nel riquadro a destra. Provate a barrare prima la casella Cliente, quindi “Prodotto”, e guardate cosa accade nell’area di lavoro: viene creata automaticamente una tabella che mostra quali prodotti sono stati acquistati da ciascun cliente.Se deselezionate le due caselle e le riselezionate in ordine inverso (prima “Prodotto”, poi “Cliente”) la tabella viene creata in modo diverso, e indica quali clienti hanno acquistato ciascun prodotto.
I campi Cliente e Prodotto vengono inseriti automaticamente da Excel tra le “Etichette di riga” (controllate il riquadro sulla destra per verificarlo). Questo vuol dire che clienti e prodotti vengono ordinati ciascuno su una diversa riga.
Se ora provate ad aggiungere il campo Fatturato alla tabella, Excel lo colloca su una colonna separata: poiché si tratta di un valori numerici, Excel ne crea automaticamente totali e subtotali relativi a ciascuna riga.
Cosa vuol dire questo? Semplice: nella figura, accanto al nome di ciascun cliente, viene riportato il totale delle sue fatture; poi, appena sotto, accanto al nome di ciascun prodotto, viene scritto quanto lo stesso cliente ha speso per ciascun tipo di prodotto. Se ora provate ad aggiunger e anche la colonna Trimestre, Excel va un po’ in confusione: poiché anche il campo Trimestre contiene dei numeri, Excel ne effettua la somma esattamente come ha fatto per il campo Fatturato.
Questi però non sono valori da sommare (indicano, si diceva, il trimestre dell’anno in cui si è fatto ciascun acquisto), e a rigor di logica dovrebbero essere posizionati non in una colonna separata ma là dove stanno anche i nomi dei clienti e i nomi dei prodotti. Correggere questo errore non è difficile: basta fare clic sul pulsante “Somma di Trimestre” che compare nel riquadro Valori (in cui Excel posiziona automaticamente tutti i campi numerici) e selezionare la voce “Sposta nelle etichette di riga”. Date un’occhiata a cosa è successo. La tabella è di nuovo cambiata, si è “allungata”.Ora infatti non solo ci sono totali e subtotali divisi per cliente e per prodotto; per ciascun prodotto acquistato dai vari clienti, è comparso un ulteriore livello di dettaglio, che indica per ciascun cliente/prodotto il fatturato di ciascun trimestre.Per nascondere qualche riga, nel caso in cui la tabella diventasse poco leggibile, basta fare clic sulle caselle con il segno “-“ accanto a ciascun nome. Diamo una rapida occhiata alle funzioni di filtro dei dati.
Utilizzo dei Tasti brevi in Excel
La tabella realizzata finora contiene i dati relativi all’intera tabella. Può però capitare, per esempio, di voler stampare la situazione relativa a un solo cliente. In questo caso basta fare clic sul pulsante Cliente nel riquadro delle “Etichette di riga”, e selezionare la voce “Sposta nel filtro per il rapporto”. In questo modo, nella prima riga del foglio, compare un menu a tendina in cui è possibile selezionare un singolo cliente (in figura vedete tutti i dati relativi al solo Topolino, che come è logico, non ha acquistato trappole per topi…).
Volete cambiare l’aspetto della tabella? Il ribbon Progettazione, che appare solo mentre siete posizionati sulla tabella pivot, vi permette di intervenire sia sulla struttura della tabella sia sul suo aspetto estetico.
È possibile cambiare il layout della tabella (ci sono quattro pulsanti appositi, ciascuno dei quali porta a diverse opzioni), è possibile decidere di utilizzare o meno le intestazioni per le righe e le colonne e di evidenziare l’intera tabella con colori alternati.
Infine sono disponibili una serie di temi di colori, che con un clic del mouse vi consentono di rendere la vostra tabella più leggibile (e, perché no, di darle un aspetto più accattivante).
Ora che avete cominciato a muovervi all’interno delle tabelle pivot, e avete probabilmente cominciato a intuirne le potenzialità, dovete sapere che… non è tutto qua!
Ci sono dettagli di questo potente strumento che vanno al di là del nostro Passo a Passo, e che potrete sperimentare senza paura, ora che avete le basi necessarie per capire un po’ meglio come muovervi. Buona parte di questi “comandi avanzati” li trovate nel Ribbon Opzioni, anch’esso disponibile solo mentre siete posizionati sulla tabella pivot.
SPREADSHEET criteri di convalida Excel