Organizzare i documenti


Se cercate un programma per l’archiviazione di documenti elettronici e multimediali in differenti formati e generati da varie applicazioni quali Microsoft Office, Acrobat, Crystal Report, Access, oppure acquisiti tramite scanner o fotocamera digitale (con formati grafici del tipo .tif, .pcx, .jpg, ,bmp). Inoltre supporta formati audio quali midi, .rmi, .wav e mp3 e anche standard video come .avi, .mpeg, real media, video indeo (.ivf) e QuickTime.

Il programma permette di archiviare e organizzare, per esempio, fotografie, CD, videocassette o documenti di uso familiare. Dispone di alcune funzionalità aggiuntive, tra le quali la possibilità di utilizzo in rete, l’impostazione e la gestione di differenti livelli di accesso per utenti e gruppi, la possibilità di criptare e decriptare immagini e documenti per poterli inviare con sicurezza via email e la creazione di un numero illimitato di indici per documenti, contro i “soli” 10 campi utenti disponibili per la versione home. È inoltre possibile scaricare pagine Html con tutto il loro contenuto e creare pagine Html con immagini e link pubblicabili direttamente su Internet semplicemente selezionando una categoria di documenti.



Il funzionamento del programma è piuttosto semplice. Un’interfaccia “ad albero” visualizza tutte le categorie, sottocategorie, documenti e campi creati Archiviazione, documenti,dall’utente: ogni spostamento da una categoria all’altra avviene con il semplice trascinamento (il cosidetto “drag&drop”) dell’icona del documento da una cartella all’altra. I documenti possono essere importati utilizzando la procedura guidata (“Wizard”), opzione pre impostata, oppure, più semplicemente, trascinando l’icona del documento da una finestra di Windows alla finestra del programma. Selezionando un documento con il tasto destro del mouse si apre un menu di scelta rapida dal quale è possibile modificare o eliminare il documento, inviarlo per posta elettronica o effettuare modifiche ai campi utente collegati.

La ricerca di documenti può essere effettuata tramite campi “intelligenti” creabili dall’utente (data, descrizione del documento, operatori logici e campi numerici), oppure effettuando la ricerca per testo, categorie o per utenti, con l’utile possibilità di salvare i filtri impostati per un eventuale riutilizzo in caso di ricerche ricorrenti. Per i documenti immagine, il programma dispone di un editor che permette di regolare i colori, la luminosità, applicare filtri ed effettuare molte altre modifiche grafiche. La funzionalità SlideShow consente all’utente di visualizzare le immagini di sua scelta in sequenza, a distanza di pochi secondi l’una dall’altra e a schermo intero, come in una proiezione. Tra le novità dell’ultima versione  non c’è solo la possibilità di archiviare i file Mp3, ma anche quella di creare una PlayList, ossia un elenco di file scelti dell’utente che verranno suonati in sottofondo, uno di seguito all’altro, come in una sorta di juke-box.

 

Le aziende o i piccoli studi troveranno particolarmente utile la possibilità di protocollare ogni documento con un numero progressivo e altri codici di identificazione, di impostare diversi livelli di accesso ai dati in lettura, scrittura, stampa e modifica in base all’utente.

Archiviazione dei Documenti