La Stampa Unione


Come effettuare operazioni ripetitive (inviare e-mail e stampare buste,etichette e fax) senza muovere un dito.O quasi. Se avete collezionato degli indirizzi importanti all’interno di un database Access o nella Rubrica di Windows,potrete guadagnare un bel po’di tempo qualora vi si presenti l’esigenza di inviare lo stesso messaggio e-mail a più destinatari, oppure di generare più copie dello stampa unione di word stesso documento,variandone qualche particolare. Questa opportunità è nota come “Stampa unione”(nella terminologia dei software di videoscrittura) e consente di attingere dalle informazioni contenute in una sorgente di dati per eseguire la stessa operazione più volte.In questo passo a passo vi illustreremo come utilizzarla bene,grazie agli strumenti di Microsoft Word (acquisendo i dati contenuti nella Rubrica di Windows).

 



Aprite un documento vuoto in Word.Posizionatevi sulla voce “Lettere e indirizzi”all’interno del menu Strumenti e,nel del sottomenu che compare,fate clic su “Stampa unione”.Come risposta a tale operazione,Word visualizzerà il riquadro “Stampa unione”sul lato destro dell’ambiente di lavoro,dove disporrete di una procedura guidata per portare a termine l’operazione.

realizzare la stampa unione con word

Prima di tutto,nella sezione superiore del riquadro,selezionate la tipologia di documento che desiderate creare (Lettera,per esempio) e,quando pronti,fate clic sulla voce “Passo successivo: documento di partenza”per procedere. Il secondo passo della procedura consiste nella scelta del documento da utilizzare come base del vostro lavoro: in sostanza,il contenuto da inviare ai diversi destinatari. Nella sezione superiore del riquadro,optate per la voce “Usa il documento corrente”e,in basso,fate clic su “Successivo: selezione dei destinatari” per avanzare.

A questo punto dovete indicare a Word la sorgente di dati dalla quale recuperare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari del vostro messaggio.Come sorgente di dati potreste utilizzare una tabella memorizzata all’interno di un database Access. Scegliete la voce “Usa elenco esistente”nella sezione superiore del riquadro e successivamente fate clic su “Sfoglia”, al centro del riquadro. Utilizzate la finestra di dialogo “Seleziona origine dati”per localizzare il vostro database Access:notate come,in corrispondenza della voce “Tipo file”, sia possibile optare per un’altra tipologia di sorgente di dati. Una volta trovato il database di interesse, fateci doppio clic sopra. Word identificherà sia le tabelle che le query (ossia le interrogazioni) contenute all’interno del database Access. Questa procedura potrebbe durare qualche minuto:dipende dalla dimensione del vostro database.Dopodiché vi verrà chiesto di scegliere quale tabella/query utilizzare come effettiva fonte di dati: effettuate la vostra scelta e fate clic sul pulsante OK per proseguire. La finestra di dialogo “Destinatari Stampa unione” potrà essere utilizzata per discriminare ulteriormente i dati da utilizzare per i vostri scopi: potrete ordinarli in base a un campo specifico oppure eliminarne alcuni. Quando pronti,fate clic sul pulsante OK per avanzare.

Ora è arrivato il momento di inserire la parte di testo comune a tutti i destinatari della e-mail come,per esempio,la data o la vostra firma.In seguito,potreste voler includere nel messaggio delle informazioni associate ai singoli destinatari,come per esempio il loro nome (magari da associare a un saluto di apertura).In tal caso, assicuratevi che il cursore lampeggiante si trovi nella posizione corretta,e fate clic sulla voce “Blocco di indirizzi”posta nella sezione centrale del riquadro di destra. All’interno della finestra di dialogo “Inserisci blocco di indirizzi”,selezionate quali informazioni debbano essere fuse al documento collettivo e in quale maniera (nell’esempio è stato selezionato semplicemente il nome) e fate clic su “OK”quando soddisfatti. Noterete come la stringa “<>”sia stata incollata nel punto esatto che poco prima era occupato dal cursore lampeggiante. Fate clic sulla voce “Successivo:Visualizzazione in anteprima dei messaggi di posta elettronica”in basso, per passare alla fase seguente.

finestra di dialogo “Destinatari Stampa unione”

Giunti al passo successivo,avrete la possibilità di visualizzare un’anteprima del messaggi di posta elettronica. Utilizzando i controlli posti nella sezione superiore del riquadro di destra, sarete in grado di dare un’occhiata all’aspetto che avrà il vostro messaggio per ognuno dei destinatari. Se necessario,apportate delle modifiche all’elenco dei destinatari,utilizzando la voce “Modifica elenco destinatari”.



Fate clic su “Successivo:completamento unione”per giungere all’ultimo passo della procedura.In seguito,con un clic sulla voce “Posta elettronica”avrete accesso alla finestra di dialogo “Unisci a messaggio di posta elettronica”. Utilizzate i controlli presenti nella finestra di dialogo per selezionare il campo della tabella del database da utilizzare come fonte degli indirizzi di posta elettronica dei destinatari, per impostare l’oggetto della vostra e-mail e il formato del messaggio. Infine,dopo aver scelto a chi inviare effettivamente il messaggio (a tutti i record,a quello corrente o a un intervallo), fate clic sul pulsante OK.Il vostro programma di posta elettronica predefinito verrà avviato per eseguire finalmente l’invio del messaggio.