Quando si parla di query il pensiero va a una metodologia di estrazione dei dati da uno o più database. In pratica, la query serve per trattare, in qualche modo, un’informazione contenuta in una base dati. Con una query, pertanto, potrete trovare tutti i record che corrispondono a certi criteri, che possono riguardare più campi e più tabelle. Quando si dice che le query servono a “trattare” dei dati e non semplicemente a “estrarli”, si fa riferimento alle varie tipologie di query, che possono essere utilizzate anche per aggiornare i campi con nuove informazioni, spostare dati da una tabella all’altra, mostrare record con un determinato criterio d’ordinamento e cancellare dati presenti in una tabella.
Il tipo di query più usato è quello denominato QUERY DI SELEZIONE, che consente l’estrazione di un sottoinsieme di informazioni contenute in una o più tabelle di un database, oltre a consentire di calcolare somme, medie, conteggi e altri tipi di totali. Tali query possono essere utilizzate per creare tabelle da usare poi in report o pagine web, permettendo la scrematura dei dati presenti in un database in maniera conforme ai criteri impostati dall’utente, oppure puòessere mantenuto il formato tabellare predefinito dall’applicazione per visualizzare i risultati della query stessa. Ogni volta che viene eseguita un query di selezione, Access utilizza i dati più recenti presenti nella base dati d’origine.
Per creare una query di selezione utilizzando il database di prova fornito da Microsoft, selezionate il database NORTHWIND e fate clic sulla scheda QUERY. Premete NUOVO (accanto al pulsante STRUTTURA),e scegliete VISUALIZZAZIONE STRUTTURA. Si aprirà una finestra di nome MOSTRA TABELLA che riporta le tabelle su cui è possibile effettuare la query. Una volta scelta la tabella o le tabelle (se volete fare selezioni multiple premete CTRL in contemporanea alla selezione), fate clic su AGGIUNGI e poi chiudete la finestra. Nell’area superiore dello schermo troverete un elenco di campi relativi alle tabelle selezionate e le relazioni tra gli oggetti, coni campi CHIAVE PRIMARIA formattati in grassetto. Trascinate i campi da aggiungere ai criteri posizionati nella parte inferioredella pagina. Per includere tutti i campi, basta fare un doppio clic sull’asterisco. La riga relativa all’ORDINAMENTO serve per ordinare le righe di una query. La riga CRITERI consente di specificare quali condizioni deve sottostare l’estrazione delle informazioni.
Qui potrete usare i caratteri cosiddetti “jolly”, come l’asterisco e il punto di domanda. Non mettendo nulla, verranno presi in considerazione tutti i record della tabella. Supponete di voler creare una query che unisca tutti i dati di due tabelle separate. Per fare questo basterà scegliere le due tabelle, selezionando tutti i campi. Per visualizzare il risultato della query, premete ESEGUI (il punto esclamativo nella barra degli strumenti). Verranno restituiti tutti gli elementi relativi ai vari record per ciascun ordine, in formato tabellare. A questo punto, per ritornare alla VISUALIZZAZIONE STRUTTURA, fate clic sul primo bottone a sinistra della barra s t r u m e n t i (VISUALIZZA). Per salvare la query premete il tasto MAIUSC+F12.
NASCONDERE UNA TABELLA
Perché una tabella non risulti visibile nel database Microsoft, basta identificarla come un “oggetto di sistema”, anteponendo al nome della tabella il prefisso USYS. Fate clic sul nome della tabella e con il tasto destro del mouse aprite il menu contestuale, scegliendo la voce RINOMINA. Rinominate il file aggiungendo la stringa USYS all’inizio del nome e premete INVIO. La tabella scomparirà dall’elenco presente negli OGGETTI.
Per rivederla basterà fare clic sul comando STRUMENTI/OPZIONI e selezionare MOSTRA, mettendo il segno di spunta alla voce OGGETTI DI SISTEMA.