Gestione della posta elettronica


Come Gestire la posta elettronica

PROBLEMI DI SICUREZZA
gestione della posta elettronica

 Gestione della posta elettronica: consigli su come utilizzare e gestire al meglio la propria casella di posta elettronica.



IL FATTORE RISPARMIO

Riconosciuto il valore della posta elettronica e la sua flessibilità restano i problemi evidenziati in apertura, per esempio il numero esiguo di caselle fornite per contratto. Questo è uno dei motivi per cui molte realtà decidono di installare un mail server all’interno della propria organizzazione. Non è però l’unico motivo.

È bene ricordare che sono ancora poche le città italiane dotate di accessi a banda larga senza tariffazione a tempo. La maggior parte degli studi professionali e delle piccole e medie imprese si devono quindi rapportare con accessi modem o ISDN. In questo caso un accesso esterno per scaricare la posta comporta uno scatto iniziale e una spesa relativa al tempo on-line. L’accesso è certamente breve, ma la mail è realmente utile solo se viene controllata con una certa frequenza nell’arco della giornata.

posta in POP3

L’utente è quindi costretto ad attivare la connessione più volte per vedere se sono arrivati nuovi messaggi. Se in azienda ci sono diverse persone, ognuna di queste accederà ogni tanto a Internet per controllare la posta. Sommando tutti gli utenti si ha un uso non ottimizzato del mezzo, fatto di decine di connessioni personali dedicate unicamente alla ricerca di nuove mail.

Sarebbe in realtà molto meglio raggruppare gli accessi e fare in modo che un server si colleghi a Internet a orari prefissati per controllare la presenza di posta per tutti i dipendenti. Con un unico accesso si controllano tutte le caselle, riducendo il numero di scatti telefonici spesi. Non bisogna dimenticare che il download di un messaggio richiede pochi secondi, mentre la connessione dial-up rimane attiva per qualche minuto prima di essere interrotta dal router. Il costo telefonico pesa quindi principalmente sui tempi morti. Sommando tutti gli accessi eseguiti in maniera non ottimizzata si ha un incremento notevole di questi tempi. Il risultato a fine bimestre sarà certamente rilevante. C’è anche un secondo aspetto che costituisce un vantaggio economico.



Si tratta della possibilità di inoltrare posta elettronica a tutti i colleghi interni senza aver bisogno di fare un accesso esterno su Internet. Tutti i sistemi faranno cioè riferimento a un server mail locale che gestirà le comunicazioni.