Diario di Outlook


Microsoft OutlookLa parola Diario è stata oggetto di discussione nell’ aprile del 2012, la decisione di Facebook nel rendere pubblica la nuova Timeline (diagramma che rappresenta la vita dell’utente, incoraggiandolo a documentare gli eventi importanti della vita, dalla nascita a oggi) porta gli utenti a condividere vecchi post o contenuti in modo inaspettato in maniera indelebile.

Consigliamo gli utenti di facebook di difendere la propria privacy controllando i vostri amici per non essere aggrediti dallo spam e da post non desiderati, lliberatevi di tutte le vecchie applicazioni per evitare che vecchie app abbiano accesso a dati privati, perché magari in passato non si è dato peso ai termini e alle condizioni, è consigliabile rimuovere le applicazioni più vecchie e lasciare spazio a quelle più recenti e controllate.  Ma argomento Il diario di Facebook lo tratteremo in un’altra occasione, adesso volevo soffermarmi al diario di Outlook.



Un componente di Outlook non  molto usato è quello denominato DIARIO, che consente di tenere automaticamente traccia dei documenti di Office e dei messaggi di posta elettronica associati a un contatto. Tutte le azioni che vengono associate a un contatto  sono poi visualizzate in ordine cronologico e consentono di monitorare la propria attività. Proprio come un diario cartaceo,  poi, tale applicativo permette di  tenere traccia anche di quelle attività che normalmente vengono svolte senza  l’ausilio del computer, come l’elenco delle telefonate fatte e ricevute o la registrazione  dei pagamenti effettuati. Tracciare i documenti, se associati al diario, è più facile. Supponete ad esempio di avere associato al diario i documenti di Word: vi sarà semplice recuperare  un documento che non riuscite a trovare, semplicemente controllando il suo giorno di produzione. Per registrare in maniera automatica elementi in Outlook  fate clic su STRUMENTI/OPZIONI e, nella sezione CONTATTI, scegliete la voce OPZIONI DIARIO.

Da questo punto potrete facilmente decidere quali elementi registrare  automaticamente e per quali contatti. Inoltre potrete decidere come  monitorare i file prodotti da Access, Excel, Powerpoint, Word o quelli associati al RACCOGLITORE di Office. Se invece  volete registrare manualmente un elemento nel diario, vi basterà fare clic su FILE/NUOVO/VOCE DIARIO, segnando poi l’oggetto della voce e tutte le altre varie opzioni previste, come ad esempio l’elenco  dei contatti a cui associare l’elemento o la categoria alla quale l’elemento appartiene. Potete collegare al DIARIO anche file non prodotti da applicativi della suite  Office, semplicemente trascinando l’icona all’interno dell’area del DIARIO stesso e gestendo il collegamento al file come suo elemento.

I contatti duplicati

Può capitare, soprattutto se si utilizza un palmare come strumento di lavoro e si  sincronizzano le informazioni con Outlook, di avere dei contatti che vengono duplicati. Quando succede, o quando si  tenta di inserire un contatto con lo stesso nome o lo stesso indirizzo di posta elettronica di uno preesistente, compare una finestra di dialogo che richiede se accodare  le informazioni del nuovo contatto a quello preesistente oppure se sostituire  integralmente le vecchie informazioni con quelle nuove.
Se decidete di aggiornare il contatto  esistente con i nuovi dati, la verifica di quelli compatibili tra vecchio e nuovo contatto verrà fatta in automatico dal programma e verranno cambiati solo i  dati che non corrispondono tra contatto nuovo e vecchio. Qualora vi accorgeste  di avere, per errore, accettato di sovrapporre i dati del contatto nuovo a quello vecchio, nessun problema: ogni volta che  i dati del nuovo contatto vengono copiati sul vecchio, viene creata una perfetta copia del contatto originale nella cartella  POSTA ELIMINATA.  Questi controlli rallentano l’esecuzione di Outlook. Se c’è la necessità di  memorizzare un grosso numero di contatti, per evitare perdite di tempo dovute al controllo automatico dei duplicati, potete disabilitarli facendo clic su STRUMENTI/OPZIONI e selezionando la voce OPZIONI CONTATTI. Togliete  il segno di spunta dalla voce VERIFICA CONTATTI DUPLICATI e vedrete che Outlook risponderà più rapidamente ai  vostri comandi . Dalla stessa  finestra potrete anche decidere in che modo visualizzare i contatti di default, impostandone il criterio di archiviazione.