Aumentare il Budget aziendale sfruttando Excel


Fatturato, consolidamento trimestrale, elaborazione e rappresentazione  geografica dei dati, pubblicazione delle informazioni su intranet e Internet e creazione di lettere da un elenco di contatti.

Tutte operazioni tipiche di un ambiente aziendale.

 Vedremo in dettaglio come utilizzare Excel per analizzare una grande quantità di dati e far interagire questa applicazione con altri prodotti della famiglia Microsoft.



TUTTI IN RIGA
Una delle principali attività in ambito  aziendale è la gestione del fatturato. Non è  raro che i dati da elaborare provengano da sistemi gestionali centrali. La prima operazione riguarda il consolidamento trimestrale proprio del giro d’affari.

I dati di partenza riportano un riepilogo con le principali informazioni legate alle fatturazioni mentre i singoli fogli di calcolo  contengono un prospetto per i primi tre mesi dell’anno. L’obiettivo è  realizzare una tabella di riepilogo che riporti i dati di consolidamento dell’intero trimestre. Excel agevola questa operazione grazie all’opzione CONSOLIDAMENTO.

 Il procedimento prevede l’inserimento in un nuovo foglio di calcolo degli intervalli dati dei mesi da consolidare, con la possibilità di creare dei collegamenti  con i dati originali per ottenere una tabella costantemente aggiornata.

La struttura creata da Excel evidenzia il nome dei file dal quale sono stati prelevati i dati da consolidare Le dimensioni di righe e colonne, così  come la formattazione, sono ovviamente definibili a piacimento dall’utente.

PUNTI DI VISTA
La tabella di consolidamento dei dati trimestrali creata è solo una delle possibili  letture delle informazioni. Excel 2002, infatti, offre interessanti strumenti per mettere in risalto anche altri aspetti come, per esempio, le date delle fatture o i totali  di vendita. È qui che entra in gioco la tabella pivot.

La funzione di riferimento è RAPPORTO TABELLA PIVOT E GRAFICO PIVOT.

Niente di più semplice grazie a una  comoda procedura guidata in quattro passaggi al termine dei quali è richiesto l’intervento dell’utente che deve semplicemente trasportare in un’operazione di drag-and-drop i campi contenenti i dati.  Come per magia compaiono menu a tendina per applicare filtri ai dati, elementi da spostare per modificare la struttura della tabella e funzioni  per elaborare ulteriormente le informazioni come, per esempio, il raggruppamento.



GEOGRAFIA DEI DATI

Talvolta un grafico vale più di mille tabelle per ottenere una visione d’insieme delle  informazioni disponibili. Niente di più facile con la funzione CREAZIONE GUIDATA GRAFICO.

Ma una raffigurazione geografica dei dati rappresenta, però, il non plus ultra in fatto di chiarezza, a patto di disporre  di Mappoint, un’applicazione Microsoft per la creazione di mappe e l’analisi  dei relativi dati. Le informazioni vanno preparate per l’esportazione in Excel e successivamente importate  in Mappoint.

La forte integrazione tra gli applicativi Microsoft agevola lo scambio  dei dati. L’utente è accolto da una procedura guidata di importazione dati per definire il tipo di rappresentazione desiderata, quindi il tipo di carta, i campi e i dati da visualizzare.




TUTTO CONDIVISO

Una della caratteristiche degli applicativi  Microsoft è la possibilità di condividere le informazioni pubblicandole su web. Ciò può valere anche per la tabella pivot creata in precedenza con Excel. Ecco il momento di Sharepoint, una tecnologia Microsoft progettata per semplificare la condivisione delle informazioni. Anche in questo caso, come per tutte le operazioni  di pubblicazione delle pagine, l’utente è supportato da una chiara procedura guidata.

 La pagina sarà, inoltre, anche modificabilevia browser. Infine, dalla tabella pivot, tramite la funzione STAMPA UNIONE  le operazioni di creazione lettere da un elenco di contatti consente di risparmiare tempo prezioso.

Caratteristiche di un sito e-commerce